C'è un lavoro che in quasi tutte le piccole aziende non compare in nessun mansionario, eppure si ripete ogni mese: andare a prendere le fatture. Le fatture dei fornitori italiani arrivano dallo SdI, ma spesso in posti diversi, mentre quelle dei fornitori esteri vanno cercate una per una. Poi qualcuno deve aprirle, rinominarle, girarle al commercialista e ricopiarle in contabilità.
Nessuno lo misura, perché sono pochi minuti alla volta. Abbiamo provato a sommarli.
Perché le fatture sono sparse
Dal 2019 le fatture tra imprese italiane passano dal Sistema di Interscambio, e questo ha risolto molto. Restano però due fonti di disordine.
Le fatture italiane arrivano in posti diversi. Lo SdI consegna la fattura all'indirizzo che il fornitore ha scritto nel file: un codice destinatario, una PEC, a volte niente. Così una parte finisce nel programma dell'intermediario, una parte nella PEC aziendale, una parte resta solo nell'area riservata dell'Agenzia delle Entrate.
Le fatture estere stanno nei portali dei fornitori. Un server, una campagna pubblicitaria, un software in abbonamento: il fornitore estero non usa lo SdI, quindi la fattura resta nel suo pannello di controllo o arriva per email a chi ha aperto l'account. E per ognuna di queste fatture c'è un adempimento con una scadenza precisa: il documento TD17 da trasmettere allo SdI entro il 15 del mese successivo, come previsto dall'articolo 1, comma 3-bis, del D.Lgs. 127/2015. Lo abbiamo spiegato nell'articolo sull'autofattura per i servizi esteri.
Dove si perde il tempo
Chi fa questo lavoro conosce i passaggi a memoria:
- entrare nel portale del fornitore, spesso con un codice di verifica che arriva sul telefono di un collega;
- trovare la sezione con le fatture, che ogni fornitore chiama in modo diverso;
- scaricare il PDF, che si chiama "invoice (3).pdf", e rinominarlo;
- salvarlo nella cartella giusta e girarlo al commercialista;
- ricopiare in contabilità fornitore, data, importo, scadenza e conto di costo.
A fine mese c'è poi la caccia alle fatture mancanti: si confronta l'estratto conto della carta aziendale con le fatture raccolte e si scopre che due addebiti non hanno documento, magari perché l'account è intestato a un ex dipendente.
Il calcolo, con ipotesi dichiarate
Quella che segue è una nostra stima, non una statistica. Prendiamo una PMI tipo con queste ipotesi:
- 100 fatture passive al mese da fornitori italiani;
- 20 fatture al mese da fornitori esteri, scaricate dai portali;
- un costo pieno di 30 euro per un'ora di lavoro amministrativo.
E questi tempi per ogni passaggio:
| Attività | Volume al mese | Minuti a fattura | Minuti al mese |
|---|---|---|---|
| Recupero dai portali esteri (login, download, rinomina, invio) | 20 | 5 | 100 |
| Preparazione del TD17 per le fatture estere | 20 | 5 | 100 |
| Download delle fatture italiane da posti diversi | 100 | 1 | 100 |
| Registrazione in contabilità | 120 | 3 | 360 |
| Ricerca delle fatture mancanti a fine mese | 60 | ||
| Totale | 720 |
Sono 12 ore al mese, cioè 144 ore all'anno. Con un costo di 30 euro l'ora fanno 4.320 euro all'anno di lavoro amministrativo, solo per raccogliere e registrare le fatture passive.
Per rifare il conto con i tuoi numeri basta questa formula:
ore all'anno = (fatture estere × minuti per recuperarle + fatture estere × minuti per il TD17 + fatture italiane × minuti per scaricarle + fatture totali × minuti per registrarle + minuti di ricerca) × 12 ÷ 60
Il costo che non sta nella tabella
Le ore sono solo una parte. L'altra è il rischio. Una fattura estera trovata in ritardo significa un TD17 trasmesso in ritardo, e una fattura che non entra mai in contabilità significa un'inversione contabile omessa. Per quest'ultima l'articolo 6, comma 9-bis, del D.Lgs. 471/1997 prevede una sanzione da 500 a 10.000 euro, che sale al 5% dell'imponibile con un minimo di 1.000 euro se l'operazione non risulta dalla contabilità. Basta una fattura dimenticata per costare più di un mese di quel lavoro.
Come ridurre il tempo, anche senza software
Alcune mosse funzionano con qualsiasi strumento:
- Un indirizzo unico per le fatture italiane. Nel portale Fatture e Corrispettivi puoi registrare l'indirizzo telematico della tua partita IVA. Da quel momento lo SdI consegna lì tutte le fatture intestate a te, qualunque cosa abbia scritto il fornitore. La riga del download, nella tabella, sparisce.
- Una casella dedicata per le fatture estere. Imposta lo stesso indirizzo come email di fatturazione in ogni portale. Le fatture smettono di arrivare nella posta personale di chi ha creato l'account.
- Un elenco dei fornitori esteri. Per ognuno: portale, giorno di emissione, chi ha le credenziali. A fine mese diventa la checklist per la caccia alle mancanti.
- Account intestati all'azienda. Quando un dipendente se ne va, le fatture non devono andarsene con lui.
Con queste quattro mosse la ricerca di fine mese si accorcia molto, e il download delle fatture italiane non serve più. Resta il lavoro di registrazione, che è la voce più pesante.
Cosa fa grepit oggi
Su questo lavoro grepit interviene in tre punti, e vale la pena dire anche dove non arriva.
Fatture italiane. Registri una volta il codice destinatario di grepit come indirizzo telematico della tua partita IVA, e lo SdI consegna lì tutte le fatture passive. Per ogni fattura l'AI propone il conto del piano dei conti, impara dalle correzioni che fai e lascia a te l'ultima parola. La registrazione diventa un controllo.
Fatture che arrivano per email. Un agente legge la casella in cui arrivano le fatture, riconosce gli allegati e li archivia nella sezione Documenti, dove si cercano anche per contenuto.
Fatture che restano nei portali. Qui grepit oggi non lavora da solo a intervalli fissi. L'agente con il browser può entrare in un portale quando glielo chiedi, dal Chrome di chi lo avvia. Per gli anni passati, la funzione Importa il tuo storico scarica le fatture dai portali Bluenext e Fatture e Corrispettivi.
Rifacendo la tabella con le fatture italiane ricevute dallo SdI e una registrazione che si riduce a un minuto di controllo, il totale scenderebbe da 720 a circa 380 minuti al mese. Anche questa è una stima, e dipende da quante fatture estere hai e da dove arrivano. Il modo più semplice per capire quanto vale nel tuo caso è provarlo: la demo guidata parte con un'azienda già piena di dati, e la pagina sulla fatturazione elettronica racconta il flusso completo.