Una PMI da 10 a 50 persone vive quasi sempre con la stessa architettura improvvisata: un programma per le fatture, un foglio Excel per le scadenze, l'home banking aperto in un'altra scheda, il magazzino su un software comprato anni fa e le buste paga che arrivano in PDF dal consulente. Ogni pezzo funziona, preso da solo. Il guaio è che nessuno li tiene insieme, e la domanda più semplice che un titolare si fa il lunedì mattina, «quanto incasso questo mese e quanto devo pagare?», richiede mezza giornata e tre persone.
grepit nasce per togliere quella mezza giornata. È un gestionale in cloud che mette nello stesso posto fatture, incassi, banca, IVA, magazzino, preventivi e personale, e usa l'intelligenza artificiale per leggere i documenti che oggi qualcuno ricopia a mano.
Il problema: i dati ci sono, ma stanno in posti diversi
Nelle aziende che incontriamo le informazioni ci sono quasi sempre. Le fatture sono tutte nel cassetto fiscale, gli estratti conto arrivano ogni mese, i DDT dei fornitori sono in una cartella condivisa. Il punto debole è il collegamento fra le cose.
Una fattura emessa a settembre è stata pagata? Per saperlo bisogna aprire la banca, cercare il bonifico, sperare che il cliente abbia scritto il numero nella causale. Una bolla di carico è stata registrata? Bisogna chiedere in magazzino. L'IVA del trimestre torna con quella del commercialista? Lo scopriremo a metà mese, quando arriva la sua email.
Questo lavoro di ricucitura ha un costo che non compare in nessun bilancio: ore di amministrazione spese a confrontare elenchi, solleciti mandati a clienti che avevano già pagato, merce riordinata perché la giacenza sullo schermo non era quella sullo scaffale.
Come lo risolve grepit
Fatture emesse e ricevute, direttamente con lo SdI
Le fatture si preparano nel generatore, che controlla prima dell'invio quello che lo SdI scarterebbe e calcola da solo bollo virtuale, ritenuta, cassa previdenziale e split payment. La trasmissione parte dal nostro canale accreditato con il Sistema di Interscambio e lo stato (recapitata, scartata, mancata consegna) torna sulla fattura.
Le fatture dei fornitori arrivano senza passaggi intermedi: registri una volta il codice destinatario di grepit nel portale dell'Agenzia e lo SdI consegna le fatture passive nell'azienda giusta, controllate ogni minuto. Trovi i dettagli nella pagina sulla fatturazione elettronica.
Scadenze e banca che si parlano
Ogni fattura non pagata diventa una partita nello scadenziario, con il residuo netto: quello che deve davvero transitare in banca, già al netto di ritenuta, split payment, acconti e note di credito. Quando importi l'estratto conto (Excel e CSV gratis, PDF letto dall'AI con il controllo dei saldi) grepit propone gli abbinamenti fra movimenti e fatture. Un bonifico che paga due fatture, due bonifici che ne pagano una, un acconto e poi il saldo: sono i casi di tutti i giorni e il motore li gestisce.
Da qui partono anche i solleciti automatici, che chiedono sempre la cifra giusta perché leggono lo stesso residuo.
IVA, scadenze fiscali e bozza di bilancio
La liquidazione periodica si calcola dalle fatture del periodo, riga per riga, con l'IVA indetraibile per riga o per conto, la maggiorazione dell'1% per i trimestrali e il riporto del credito. Il calendario delle scadenze ti dice cosa versare e con quale codice tributo. Il versamento con l'F24 lo fai tu, dalla banca o con il commercialista.
Dai dati che hai già, grepit compone una bozza di bilancio secondo gli schemi del codice civile (ordinario, abbreviato o micro). È uno strumento di controllo per l'imprenditore: ti dice a che punto sei prima della chiusura e quali informazioni mancano.
Piano dei conti che impara dalle tue correzioni
Le righe delle fatture finiscono su un piano dei conti standard di 92 voci, che puoi ampliare. Quando sposti una riga su un conto diverso, grepit registra la correzione come regola e alla fattura successiva dello stesso fornitore la applica da solo, senza chiamare l'AI. Dopo qualche settimana l'imputazione dei costi diventa un lavoro di controllo.
Magazzino, preventivi, personale
Il magazzino tiene separate la giacenza fisica e quella fiscale, legge i codici a barre anche dal telefono e carica la merce leggendo le bolle dei fornitori. Il preventivatore prepara offerte in cinque lingue con il piano di pagamento e le trasforma in fattura con un clic. La sezione Personale raccoglie dipendenti, presenze, ferie, contratti letti dall'AI e buste paga.
Una dashboard che risponde alla domanda del lunedì
La pagina Analisi riassume gli ultimi dodici mesi in un punteggio di salute da 0 a 100, costruito su segnali concreti: quanto scaduto hai dai clienti, il margine, il saldo di cassa, quanto pesano i primi clienti sul fatturato e i giorni medi di incasso. Non si compila nulla: i numeri vengono dalle fatture e dai movimenti che sono già in grepit.
L'AI lavora, tu decidi
In grepit l'intelligenza artificiale legge fatture in PDF, estratti conto, contratti, buste paga e bolle, e propone imputazioni, abbinamenti bancari e cespiti. Ogni lettura entra come bozza da verificare e passa nei dati quando la confermi. Le operazioni che hanno effetti fuori da grepit, come trasmettere una fattura allo SdI, partono solo da un tuo comando.
Questa scelta ha un motivo pratico. Un gestionale che sbaglia in silenzio costa più di uno che non fa nulla. Per questo ogni proposta dice da dove viene (una tua scelta, una regola imparata, l'AI) e la tua scelta vince sempre.
Quello che grepit oggi non fa
Preferiamo dirlo qui, prima che tu lo scopra dopo:
- grepit non tiene la contabilità in partita doppia e non produce libro giornale o registri bollati. Il bilancio è una bozza gestionale, utile per decidere e per preparare il lavoro del commercialista.
- Non genera né trasmette F24, LIPE o dichiarazioni: calcola e ti ricorda le scadenze.
- La cassa al banco funziona in simulazione. La certificazione dei corrispettivi con registratore telematico è in arrivo.
- Non c'è ancora il collegamento diretto con la banca: gli estratti si importano da file.
Da dove si comincia
Ti registri con la partita IVA ed entri nella demo guidata: un'azienda di prova, Demo Grepit S.r.l., con sei mesi di fatture, movimenti bancari, articoli, preventivi e dipendenti già caricati. Puoi emettere una fattura, abbinare un bonifico e vedere come cambiano lo scadenziario e la dashboard, senza toccare dati veri.
Quando vuoi lavorare sulla tua azienda hai due strade: attivare il Pioniere, con pagamento unico e accesso a vita a tutti i moduli, oppure prenotare una call di 20 minuti in cui lo attiviamo insieme. Se scegli il Pioniere entro 72 ore dalla registrazione, ricevi in più tre mesi di letture AI extra.
Il primo giorno vero di solito è questo: importi lo storico delle fatture, registri il codice destinatario per ricevere le passive, carichi gli estratti conto degli ultimi mesi. Da lì in avanti lo scadenziario, l'IVA e la dashboard si aggiornano da soli, e il lunedì mattina la risposta alla domanda sugli incassi è già sullo schermo.
Se lavori in un settore specifico, trovi esempi più vicini al tuo caso nelle pagine dedicate alla manifattura, al commercio all'ingrosso e alle aziende di servizi.