Un negozio online visto da fuori è una vetrina e un pulsante «acquista». Visto da dentro è un magazzino che deve essere giusto al pezzo, un flusso di pacchi in uscita e di resi in entrata, decine di fatture di piattaforme e servizi esteri, e una banca dove arrivano bonifici cumulativi da marketplace e sistemi di pagamento. Chi gestisce un e-commerce da 10 o 20 persone passa buona parte della settimana su questo dietro le quinte.
Questa pagina racconta dove grepit aiuta un e-commerce e dove no, perché la differenza conta.
I nodi di un e-commerce che cresce
Il magazzino che deve essere giusto al pezzo
Nel commercio online vendere un articolo che non c'è significa un ordine annullato, una recensione negativa e a volte una penalità della piattaforma. Il magazzino deve essere preciso, e con centinaia di codici, varianti di taglia e colore e più persone che preparano i pacchi, la precisione si perde in fretta.
I resi, che sono una seconda logistica
Un reso è merce che rientra, va controllata, rimessa a scaffale o scartata, e a volte rimborsata con una nota di credito. Se il rientro non viene registrato, la giacenza resta sbagliata per settimane.
Le fatture dei servizi online
Commissioni del marketplace, abbonamento alla piattaforma, pubblicità su social e motori di ricerca, sistemi di pagamento, software in abbonamento: molte di queste fatture arrivano da società estere, in PDF, scaricate da un portale diverso per ogni fornitore. Vanno raccolte, registrate e passate al commercialista, che deve integrarle ai fini IVA.
Una banca piena di accrediti cumulativi
Marketplace e sistemi di pagamento non mandano un bonifico per ordine: accreditano periodicamente una somma netta, già scontata delle commissioni. Ricostruire cosa c'è dentro ogni accredito è un lavoro che spesso nessuno fa davvero.
Come grepit aiuta un e-commerce
Il magazzino come fonte di verità
Ogni articolo ha i suoi codici EAN, il codice del fornitore, la marca e la giacenza minima. Per le varianti crei un articolo per taglia o colore, con il suo codice. Quando prepari un pacco leggi il codice a barre con un lettore, con la webcam o con il telefono, e registri lo scarico per vendita. Gli articoli che scendono sotto la scorta minima si colorano di rosa nella pagina delle giacenze, così sai cosa riordinare prima che finisca.
I prodotti senza codice a barre ricevono un'etichetta stampata con l'etichettatrice che hai già, e da quel momento si leggono come gli altri. Le Piantine ti aiutano a mettere ordine negli scaffali: ogni articolo ha il suo posto, e chi prepara i pacchi lo trova sulla mappa. Tutto il funzionamento è nella pagina sul magazzino.
Resi registrati quando rientrano
La causale «Reso da cliente» riporta il pezzo nella giacenza fisica e in quella fiscale. Se l'articolo è danneggiato e non torna in vendita, lo scarichi con una causale tua, per esempio «scarto». Se il reso riguarda una fattura già emessa, la nota di credito si prepara dal generatore e si abbina alla fattura, così il residuo e l'IVA tornano giusti.
Fatture ai clienti business, anche esteri
Quando un'azienda compra dal tuo negozio e chiede la fattura, la emetti dal generatore scegliendo o creando il cliente in anagrafica. grepit controlla la partita IVA, compila l'XML e lo trasmette allo SdI. Per i clienti esteri usa il codice destinatario XXXXXXX. La copia di cortesia in PDF si stampa dall'anteprima. I dettagli sono nella pagina sulla fatturazione elettronica.
I costi delle piattaforme, ordinati
Le fatture elettroniche dei fornitori italiani arrivano dallo SdI direttamente in grepit. Quelle dei fornitori esteri, in PDF, le trascini nella pagina delle fatture: l'AI le legge e le registra come «da verificare», con avvisi quando qualcosa non torna. Ogni riga finisce su un conto del piano dei conti: commissioni, pubblicità, spedizioni, software. Le correzioni diventano regole, quindi il mese dopo la fattura della stessa piattaforma va sul conto giusto da sola.
Così a fine mese sai quanto ti sono costate pubblicità e commissioni, e il commercialista riceve un elenco ordinato. Per le fatture estere senza IVA grepit ti ricorda il TD17 da trasmettere entro il 15 del mese dopo e lo prepara dai dati della fattura, come spiega la pagina sull'autofattura per le fatture estere.
La banca, abbinata alle fatture
Gli estratti conto si importano da Excel, CSV o PDF. Il motore di abbinamento collega i movimenti alle fatture emesse e ricevute guardando numero di fattura, importo e date, e la riconciliazione assistita gestisce anche i bonifici che pagano più fatture. Le fatture dei fornitori pagate con carta si registrano sul conto della carta.
Margini leggibili
La pagina Analisi mostra sugli ultimi dodici mesi fatturato, costi, margine e saldo di cassa, e un punteggio di salute dell'azienda. Con i costi imputati per conto, il piano dei conti mostra quanto hai speso nell'anno in pubblicità e commissioni, e lo confronti con il fatturato: per un e-commerce è il rapporto più importante da tenere d'occhio.
Domande dei clienti su WhatsApp
Un agente AI collegato a WhatsApp può rispondere alle domande frequenti che arrivano ogni giorno: tempi di spedizione, come fare un reso, metodi di pagamento, orari del servizio clienti. Le informazioni le scrivi tu nella sua base di conoscenza. L'agente non vede gli ordini del negozio, perché non c'è un collegamento con la piattaforma: quando la domanda riguarda un ordine specifico, la risposta resta a una persona.
Quello che grepit non fa per un e-commerce
Lo diciamo con chiarezza, perché per chi vende online è decisivo:
- non si collega a Shopify, WooCommerce, PrestaShop, Amazon o altri marketplace, quindi ordini e giacenze non si sincronizzano da soli;
- le vendite ai privati che non richiedono fattura non entrano in grepit dagli ordini;
- il regime IVA OSS per le vendite a distanza nell'Unione non è gestito;
- il magazzino si valorizza al costo medio ponderato.
Per molti e-commerce grepit funziona bene come gestionale del retro: magazzino, fatture business, costi, banca e scadenze. La vetrina e gli ordini restano sulla tua piattaforma.
Provalo prima di decidere
Ti registri con la partita IVA ed entri nella demo guidata, un'azienda di prova con articoli, fatture e un conto bancario già pieni. Puoi leggere un codice con il telefono, registrare uno scarico e un reso, importare una fattura in PDF e vedere dove la mette l'AI.
Se ti convince, attivi il Pioniere o prenoti una call di 20 minuti in cui guardiamo insieme se grepit copre il tuo flusso. Chi sceglie il Pioniere entro 72 ore dalla registrazione riceve tre mesi di letture AI extra, utili per le fatture in PDF dei fornitori esteri.