Dal 2019 la fattura elettronica è obbligatoria fra privati e dal 2024 riguarda anche i forfettari. In teoria ha semplificato la vita: le fatture viaggiano in XML, l'Agenzia delle Entrate le riceve in automatico, il cartaceo è sparito. In pratica, in molte aziende la fatturazione elettronica è diventata un secondo lavoro fatto di portali, PEC e cartelle da tenere allineate.
Il problema: lo SdI è digitale, il lavoro intorno no
Guardiamo come va di solito. La fattura si prepara in un programma, si scarica l'XML, si carica su un portale dell'intermediario o su Fatture e Corrispettivi. Dopo qualche ora, a volte il giorno dopo, arriva una notifica. Se è uno scarto bisogna accorgersene, capire il motivo, correggere e ritrasmettere entro i termini. Se nessuno guarda, la fattura per lo SdI non esiste e il cliente non pagherà mai una fattura che non ha ricevuto.
Sul lato passivo è peggio. Le fatture dei fornitori arrivano un po' alla PEC, un po' nell'area riservata dell'Agenzia, un po' nel portale dell'intermediario. Qualcuno le scarica, le apre una per una, ricopia importi e scadenze in contabilità, decide a quale costo imputare ogni riga. Su cento fatture al mese, questo è il lavoro di diversi giorni.
Poi ci sono gli errori che non fanno rumore: il bollo da 2 euro dimenticato su una fattura esente, la ritenuta calcolata sul totale invece che sull'imponibile, la cassa previdenziale fuori dal riepilogo IVA. Lo SdI li accetta lo stesso, e li scopri mesi dopo.
Come funziona in grepit
Emettere: il controllo prima dell'invio
Nel generatore scegli il cliente dall'anagrafica e la fattura si compila con partita IVA, indirizzo, codice destinatario e PEC. Scrivi le righe, scegli aliquota o natura IVA e accanto vedi l'anteprima del documento insieme all'XML, con il riquadro «Cosa manca per lo SdI», che elenca quello che farebbe scartare il file prima che tu lo trasmetta.
Le regole fiscali più comuni sono già dentro:
- il bollo virtuale da 2 euro si aggiunge da solo quando le righe esenti o non imponibili superano 77,47 euro;
- la ritenuta d'acconto (tipi da RT01 a RT06) si sottrae dal netto da incassare;
- la cassa previdenziale (tipi da TC01 a TC22) entra nel documento con la sua aliquota;
- lo split payment lascia l'IVA in fattura ma la toglie dal netto e dall'IVA a debito;
- il regime forfettario porta tutte le righe a natura N2.2 e spegne ritenuta e split payment;
- i clienti esteri ricevono il codice destinatario XXXXXXX, quelli italiani senza codice lo 0000000 con la PEC.
Sui piani Pro, un pulsante suggerisce con l'AI l'aliquota o la natura di ogni riga. Resta un suggerimento: la scelta è tua.
Trasmettere e seguire l'esito
Da «Stato SdI» premi «Prepara e trasmetti». grepit genera e archivia l'XML, ripete i controlli e lo spedisce dal suo canale accreditato. Sulla fattura vedi le tappe: in coda, spedita, recapitata. Se arriva uno scarto lo trovi nella campanella con il motivo, correggi la fattura e la ritrasmetti con un nuovo progressivo. Per le fatture alla Pubblica Amministrazione arrivano anche l'esito del committente e la decorrenza dei termini.
Prima della prima trasmissione grepit verifica che la partita IVA sia davvero tua, con un codice inviato alla PEC registrata. È un passaggio di sicurezza: senza, nessuno potrebbe emettere fatture a nome di un'azienda che non controlla.
Una fattura recapitata non si annulla: si corregge con una nota di credito. grepit la prepara in un clic per lo storno totale, già abbinata alla fattura d'origine. Per gli storni parziali crei la nota con le sole righe da stornare e la abbini, così il residuo nello scadenziario scende della cifra giusta.
Ricevere: le fatture passive arrivano da sole
Registri il codice destinatario di grepit, A7P6VQP, come indirizzo telematico della tua partita IVA nel portale Fatture e Corrispettivi. Si fa una volta. Da quel momento lo SdI consegna a grepit tutte le fatture intestate a te, anche quelle in cui il fornitore ha scritto un altro codice o la PEC. grepit controlla lo SdI ogni minuto e smista le fatture per partita IVA, quindi ognuna entra nell'azienda giusta.
Sono gli XML originali: nessuna lettura da verificare, nessun importo ricopiato. Con il permesso giusto le vedi nella scheda Ricevute e nella campanella appena arrivano.
Classificare i costi senza ricopiarli
Ogni riga delle fatture ricevute finisce su un conto del piano dei conti. L'ordine è sempre lo stesso: vince la tua scelta, poi una regola imparata da una tua correzione precedente, poi la proposta dell'AI (sui piani Pro). Se sposti la riga «Lamiera DC01» dal conto merci al conto lamiere, la fattura successiva dello stesso fornitore ci va da sola, senza chiamare l'AI.
Per gli acquisti a detraibilità ridotta, come il noleggio di un'auto aziendale, imposti la percentuale di IVA detraibile sulla riga o una volta per tutte sul conto. La parte indetraibile diventa costo e la liquidazione IVA lo tiene in conto.
Dalle fatture all'IVA e all'incasso
Le fatture emesse e ricevute alimentano la liquidazione periodica, lo scadenziario dei clienti e dei fornitori e i solleciti automatici. Non c'è un secondo inserimento: la fattura è una sola e tutto il resto la legge.
Portare dentro lo storico
Chi cambia programma ha di solito anni di fatture altrove. In grepit si importano in tre modi:
- XML e archivi. File XML, firmati p7m, ZIP e RAR si leggono in modo esatto, senza AI. I doppioni si riconoscono e si saltano.
- PDF e fogli di calcolo. Le fatture in PDF, CSV, Excel o immagine le legge l'AI. Entrano come «da verificare», con gli avvisi che indicano cosa controllare, per esempio un totale che non torna con la somma delle righe.
- Dal portale che usi oggi. Con Importa il tuo storico, grepit guida il tuo Chrome su Bluenext o su Fatture e Corrispettivi tramite l'estensione Grepit Bridge, scarica le fatture periodo per periodo e le importa.
Quello che conviene sapere prima
- Il generatore emette fatture (TD01) e note di credito (TD04). Per gli acquisti dall'estero grepit prepara TD17, TD18 e TD19 dalla fattura del fornitore, come spiega la pagina sull'autofattura per le fatture estere. Gli altri tipi, dal TD16 al TD28, si importano e si riconoscono.
- grepit non controlla i termini di emissione: la fattura immediata va trasmessa entro 12 giorni dall'operazione e tenerne conto resta a te.
- La conservazione digitale a norma non è inclusa. grepit archivia gli XML e li rende consultabili; per la conservazione usi il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate o il tuo conservatore.
- Il preventivo convertito in fattura non porta con sé il piano di pagamento: se l'acconto va fatturato prima, lo emetti a parte.
Provala su un'azienda di prova
Ti registri con la partita IVA ed entri nella demo guidata, con sei mesi di fatture emesse e ricevute già presenti, compreso un cliente estero. Puoi preparare una fattura con ritenuta e cassa, guardare cosa segnala il controllo prima dell'invio e seguire come la fattura entra nello scadenziario. Per lavorare sulla tua azienda attivi il Pioniere o prenoti una call di 20 minuti: se scegli il Pioniere entro 72 ore dalla registrazione, ricevi tre mesi di letture AI extra, utili proprio per importare le fatture in PDF degli anni passati.
Se sei un professionista con ritenuta e cassa previdenziale, la pagina per gli studi professionali entra nei casi tipici del tuo lavoro.