Il lavoro di un grossista si gioca su due margini sottili. Uno è quello di prezzo, schiacciato fra il listino del produttore e quello che il negozio o l'artigiano è disposto a pagare. L'altro è quello di tempo: la merce va comprata, pagata e stoccata settimane prima che il cliente la paghi a sua volta. Un gestionale per l'ingrosso serve a proteggere entrambi, e i problemi che deve risolvere sono abbastanza diversi da quelli di un negozio o di un'azienda di servizi.
I problemi tipici di chi fa ingrosso
Bolle tutti i giorni, codici di tutti i tipi
Un grossista con qualche migliaio di articoli riceve merce quasi ogni giorno, da fornitori diversi, ognuno con la sua bolla e i suoi codici. Il carico è un lavoro di traduzione: il codice «A-4412-B» del fornitore è il tuo «IDR-00317», la quantità è in confezioni da dodici, una riga è un omaggio. Chi fa il carico lo sa a memoria, finché è in ferie.
Merce che c'è ma non è tua
Il conto deposito è normale nell'ingrosso: merce che il produttore lascia a magazzino e che diventa tua quando la vendi, oppure merce tua lasciata in visione al cliente. Un gestionale con una sola giacenza la conta male in entrambi i casi, e a fine anno l'inventario fiscale va ricostruito a mano.
Clienti che pagano a 60 e 90 giorni, quando va bene
I clienti di un grossista sono spesso piccole imprese, con i loro problemi di cassa. Pagano a 60 o 90 giorni, a volte con un unico bonifico per tre fatture, a volte con un acconto e il resto il mese dopo. Abbinare questi incassi alle fatture è un lavoro da investigatori, e finché non è fatto nessuno sa davvero chi è in ritardo.
Scorte da riordinare prima che finiscano
Riordinare tardi vuol dire perdere la vendita, riordinare presto vuol dire immobilizzare cassa. Senza un segnale chiaro sugli articoli sotto scorta, l'ordine al fornitore si fa a occhio.
Come ti aiuta grepit
Il carico parte dalla bolla
In grepit la bolla del fornitore non si ricopia. La trascini sulla pagina del magazzino, in PDF, foto, Excel o CSV, oppure arriva da sola: un agente AI di tipo Email può leggere la casella su cui i fornitori mandano i documenti e avviare la lettura. L'AI legge fornitore, numero, data e righe, e grepit abbina ogni riga al tuo articolo usando il codice del fornitore che ha già imparato.
Controlli le righe in un dialogo, scegli la causale e premi «Carica a magazzino». Le giacenze si muovono tutte insieme in quel momento, e il file della bolla finisce in Archivio, dove si ritrova cercando il testo che contiene.
Giacenza fisica e fiscale, separate
Ogni articolo ha due giacenze: quella che c'è sullo scaffale e quella che è di tua proprietà. Il carico in conto deposito aumenta la prima e lascia invariata la seconda. Puoi creare le causali che ti servono, per esempio per la merce in visione presso i clienti. La pagina delle giacenze ha un filtro che mostra gli articoli in cui le due cifre non coincidono, e il valore fiscale del magazzino entra nella bozza di bilancio senza conti a parte.
Codici, etichette e scaffali
Gli articoli si organizzano in sezioni con un prefisso, e il codice si genera da solo. Su ogni articolo registri i codici EAN, il codice del fornitore, la marca e la giacenza minima. Per gli articoli senza codice a barre stampi le etichette con l'etichettatrice che hai già (Brother, DYMO, Zebra, TSC) e le leggi con un lettore, con la webcam o con il telefono.
Con le Piantine disegni gli scaffali del magazzino e assegni a ogni articolo il suo posto. Il nuovo magazziniere trova la merce aprendo la mappa, e dal singolo articolo arrivi alla sua posizione con un clic. Tutto questo è descritto nella pagina sul magazzino.
DDT in uscita che non sporcano le giacenze
Il DDT nasce come bozza, con vettore, colli, peso e righe. I movimenti di scarico partono solo quando confermi, tutti insieme. Se un DDT era sbagliato lo storni, e grepit scrive i movimenti opposti lasciando il documento nello storico. Le giacenze restano coerenti anche nelle giornate in cui si corregge.
Incassi che si abbinano quasi da soli
Importi l'estratto conto, gratis da Excel o CSV, oppure in PDF letto dall'AI con il controllo dei saldi. Il motore di abbinamento cerca il numero della fattura nella causale, confronta importi e date e propone le corrispondenze. I casi tipici dell'ingrosso sono coperti: il bonifico che paga tre fatture, l'acconto seguito dal saldo, i due bonifici per una fattura. La riconciliazione assistita lavora sui movimenti aperti più recenti, combina fino a quattro fatture per movimento e lascia all'AI i casi dubbi.
Ogni fattura aperta ha il suo residuo netto nello scadenziario, che si legge anche raggruppato per cliente: quanto ti deve ognuno, e da quanto.
Solleciti che chiedono la cifra giusta
Sopra lo scadenziario girano i solleciti automatici. Partono per email dal tuo indirizzo, nei giorni feriali, con una sequenza che decidi tu e una messa in mora come ultimo passo. Chiedono sempre il residuo aggiornato, quindi il cliente che ha mandato un acconto non riceve un sollecito per l'intero importo.
Fatture ai clienti e dai fornitori
Le fatture ai clienti si emettono dal generatore e si trasmettono allo SdI dal canale di grepit, con il controllo di quello che manca prima dell'invio. Le fatture dei fornitori arrivano dallo SdI direttamente in grepit, e le righe vengono imputate sul piano dei conti con regole che imparano dalle tue correzioni. I dettagli sono nella pagina sulla fatturazione elettronica.
Il margine sotto controllo
Nella bozza di bilancio la sezione Soglia Convenienza separa costi diretti e indiretti, calcola l'overhead mensile e il ricarico minimo per restare in utile. La pagina Analisi misura sugli ultimi dodici mesi il margine, i giorni medi di incasso e quanto pesano i primi clienti sul fatturato: nell'ingrosso, dipendere da due clienti grandi è un rischio da tenere d'occhio.
Una mattina in magazzino con grepit
Alle 8:30 il magazziniere apre grepit: le due bolle arrivate per email nella notte sono già lette e aspettano il controllo. Le confronta con la merce sul bancale, corregge una quantità, carica. Due articoli tornano sopra la scorta minima, uno resta in rosa e va riordinato.
Alle 10 l'amministrazione importa l'estratto conto della settimana. Undici bonifici su tredici si abbinano con la riconciliazione assistita; i due rimasti sono un acconto e un pagamento senza numero di fattura nella causale, abbinati a mano in un minuto. Lo scadenziario si aggiorna, e lunedì i solleciti partiranno solo per chi deve ancora pagare.
Quello che conviene sapere
- La fattura differita che riepiloga i DDT del mese non si genera in automatico: emetti una fattura ordinaria e indichi i DDT nella descrizione.
- Il DDT non ha numerazione automatica e non si stampa in PDF.
- grepit non prepara il flusso RiBa per la banca e non legge i formati bancari CBI.
- Il magazzino si valorizza al costo medio ponderato: FIFO e LIFO non ci sono.
- Non esistono listini differenziati per cliente.
Provalo prima con un magazzino di prova
La demo guidata è un'azienda di prova con sei mesi di dati: articoli e sezioni, fatture emesse e ricevute, un conto con movimenti già riconciliati e altri da abbinare. Puoi registrare un carico leggendo un codice dal telefono, abbinare un bonifico a due fatture e guardare come cambia lo scadenziario. Ti registri con la partita IVA ed entri.
Quando vuoi passare ai tuoi dati attivi il Pioniere o prenoti una call di 20 minuti in cui partiamo insieme dal tuo storico. Chi sceglie il Pioniere entro 72 ore dalla registrazione riceve tre mesi di letture AI extra, che nell'ingrosso servono subito per le bolle.