Una piccola azienda manifatturiera, che sia una carpenteria, un'officina meccanica, un laboratorio di falegnameria o una piccola produzione alimentare, ha un'amministrazione più complicata di quanto la sua dimensione lasci pensare. Compra materie prime da molti fornitori, lavora su commessa o a magazzino, possiede macchinari che valgono più del fatturato di un trimestre, manda pezzi in lavorazione all'esterno e riceve materiale dei clienti da lavorare. E di solito tutto questo lo segue una sola persona in ufficio, con il titolare che passa metà della giornata in produzione.
I problemi tipici di un'officina o di un laboratorio
Quanto costa davvero quello che produco?
È la domanda più importante e la più difficile. Le fatture delle materie prime arrivano con righe generiche, «materiale come da DDT», e finiscono tutte in un unico conto acquisti. Le spese generali (energia, affitto, manutenzioni) si mescolano ai costi diretti. Quando arriva il momento di fare un prezzo, si va a sensazione o si copia il preventivo dell'anno scorso.
Il materiale che entra ed esce
Una lamiera comprata, tagliata e consegnata. Un pezzo mandato al terzista per la zincatura e rientrato una settimana dopo. Il materiale di un cliente lavorato per conto suo. Ogni passaggio ha un DDT, e se il magazzino ha una sola giacenza non si capisce più cosa è tuo e cosa stai solo custodendo.
Macchinari che pesano sul bilancio
Un centro di lavoro, una pressa, un furgone: sono investimenti da ammortizzare su molti anni, con regole civilistiche e fiscali diverse. Il registro dei cespiti, se c'è, è un foglio Excel aggiornato una volta l'anno, e la quota di ammortamento si scopre dal commercialista a bilancio chiuso.
Commesse con consegne che si spostano
Una commessa ha le sue fasi: disegni, ordine del materiale, lavorazione, trasporto, montaggio. Basta che il cliente chieda una settimana in più, o che il fornitore consegni in ritardo, e il calendario di tutte le fasi va rifatto. Spesso lo si rifà nella testa del capo officina.
Come lavora grepit in una piccola manifattura
I costi delle materie prime, conto per conto
Le fatture dei fornitori arrivano dallo SdI in grepit e ogni riga va su un conto del piano dei conti. Se la carpenteria tiene le lamiere su un conto proprio, diverso dalle merci da rivendere, la prima volta sposti la riga «Lamiera DC01 sp. 2 mm» sul conto «Lamiere». grepit registra la correzione come regola: alla fattura successiva dello stesso fornitore con la stessa descrizione la riga va sul conto giusto da sola, senza chiamare l'AI. In qualche settimana i costi di materiale si separano da soli dalle spese generali.
Nella bozza di bilancio la sezione Soglia Convenienza classifica i costi in diretti e indiretti, calcola l'overhead mensile e il ricarico minimo che serve per non lavorare in perdita. È un punto di partenza concreto per fare i prezzi. I dettagli sulle fatture sono nella pagina sulla fatturazione elettronica.
Magazzino con giacenza fisica e fiscale
Ogni articolo, materia prima o prodotto finito, ha due giacenze: quella che c'è fisicamente in officina e quella che è di tua proprietà. Le causali dicono come le muove ogni movimento, e puoi crearne di tue: per esempio «invio in conto lavoro», che toglie il pezzo dallo scaffale senza toglierlo dalla tua proprietà, o «materiale del cliente», che lo aggiunge allo scaffale senza farlo diventare tuo. Un filtro della pagina Giacenze mostra gli articoli dove le due cifre non coincidono.
Le bolle dei fornitori le legge l'AI: trascini il PDF o la foto, grepit abbina le righe agli articoli, tu controlli e carichi. I DDT in uscita nascono come bozza e muovono il magazzino solo quando li confermi. Codici a barre, etichette e la mappa degli scaffali sono descritti nella pagina sul magazzino.
I macchinari a cespite, dalla fattura
Quando una fattura d'acquisto contiene un bene durevole, grepit lo riconosce e lo propone nella scheda «Da confermare» dei cespiti, con il trasporto e il montaggio già sommati come costi accessori. Confermi categoria e data di entrata in funzione, e grepit calcola anno per anno la quota in bilancio e quella fiscale, con i coefficienti della tabella ministeriale. Le righe capitalizzate escono dai costi dell'anno e rientrano nel conto economico attraverso le quote di ammortamento.
Quando vendi, rottami o permuti un macchinario, registri la dismissione e grepit calcola plusvalenza o minusvalenza. Il registro si scarica in Excel o si stampa in PDF.
Commesse pianificate a ritroso dalla consegna
Le Attività di grepit sono pensate proprio per il lavoro su commessa. Ogni commessa è un progetto con una data di consegna, e le attività hanno scadenze relative: «disegni esecutivi» quattordici giorni prima, «ordine lamiere» il giorno dopo, «taglio e saldatura» una settimana prima, «trasporto in cantiere» il giorno prima. Un'attività può essere bloccata da un'altra, e la saldatura non parte finché le lamiere non sono arrivate.
Se il cliente chiede una settimana in più, cambi la data di consegna e tutte le scadenze si spostano insieme. La vista Gantt mostra le fasi e le dipendenze, la «lista rossa» quello che rischia di non arrivare in tempo. Una commessa ben riuscita si salva come modello per la prossima simile.
Preventivi con acconto, poi fattura
Il preventivatore costruisce l'offerta con voci, IVA per riga e piano di pagamento, per esempio 30% all'accettazione e 70% alla consegna. Accettato il preventivo, crei la commessa nelle Attività e colleghi il preventivo all'attività di approvazione. A lavoro finito il preventivo si converte in fattura con un clic. Se l'acconto va fatturato prima, lo emetti come fattura a parte, perché la conversione non porta con sé il piano di pagamento.
Il personale dell'officina
Nella sezione Personale tieni anagrafiche, contratti letti dall'AI, presenze, ferie e buste paga. Il festivo del santo patrono del comune della sede è già nel calendario. A fine mese esporti il foglio presenze per il consulente del lavoro.
Quello che conviene sapere
- Non c'è distinta base: la produzione non scarica i componenti in automatico.
- Non c'è un calcolo automatico del costo per commessa; con il centro di costo sulle fatture e la Soglia Convenienza hai però gli elementi per stimarlo.
- Il magazzino si valorizza al costo medio ponderato.
- Il DDT non ha numerazione automatica e non si stampa in PDF.
- La bozza di bilancio è uno strumento di controllo: grepit non tiene la partita doppia.
Prova con un'officina di prova
La demo guidata è proprio una carpenteria metallica di prova, con sei mesi di fatture, articoli a magazzino, cespiti, dipendenti, preventivi e un progetto con le sue attività. Puoi spostare la consegna di una commessa e guardare come si muovono le scadenze, o aprire il registro cespiti e vedere le quote dell'anno. Ti registri con la partita IVA ed entri.
Per lavorare sulla tua azienda attivi il Pioniere o prenoti una call di 20 minuti. Chi sceglie il Pioniere entro 72 ore dalla registrazione riceve tre mesi di letture AI extra. Per il quadro generale del gestionale guarda la pagina dedicata al gestionale per PMI.