Chi lavora in uno studio professionale, che sia di ingegneria, architettura, consulenza, design o comunicazione, conosce bene la contraddizione: il tempo che rende è quello passato sui progetti dei clienti, e il tempo che manca sempre è quello per le fatture, gli incassi e le carte. Uno studio di cinque persone può avere più clienti attivi di una piccola azienda manifatturiera, ognuno con le sue scadenze e le sue abitudini di pagamento.
Quello che complica la vita amministrativa di uno studio
Fatture che non sono mai solo imponibile più IVA
La fattura di un professionista porta con sé la cassa previdenziale, a volte la ritenuta d'acconto, il bollo se ci sono righe esenti, lo split payment se il cliente è un ente pubblico. Ogni elemento cambia il totale, il netto da incassare e il riepilogo IVA. Basta un'impostazione sbagliata e la fattura va stornata e riemessa, con l'imbarazzo di spiegarlo al cliente.
Incassi che non tornano mai con il totale
Il cliente che trattiene la ritenuta paga meno del totale della fattura. Lo split payment toglie l'IVA dal bonifico. Il risultato è un estratto conto in cui nessun importo coincide con le fatture, e la riconciliazione diventa un esercizio di sottrazioni a mano.
Clienti a cui è delicato chiedere
In uno studio il rapporto con il cliente è personale e continuativo. Sollecitare un pagamento è sgradevole e si tende a rimandare, soprattutto con i clienti storici. Il risultato è che le fatture scadute si accumulano proprio dove il lavoro è stato fatto meglio.
Documenti, appuntamenti e scadenze di tutti
Incarichi, elaborati, verbali, visure: i documenti dei clienti si moltiplicano fra caselle email e cartelle condivise. Gli appuntamenti stanno nei calendari personali. Le scadenze fiscali dello studio, ritenute dei collaboratori comprese, si ricordano con un post-it.
Come lavora grepit in uno studio
Fatture giuste al primo invio
Nel generatore scegli il cliente dall'anagrafica e i suoi dati entrano in fattura. Aggiungi la cassa previdenziale (tipi da TC01 a TC22, con il TC22 al 4% già proposto) e, se serve, la ritenuta d'acconto (tipi da RT01 a RT06). grepit calcola importi e riepilogo IVA, sottrae la ritenuta dal netto e, quando le righe esenti superano 77,47 euro, aggiunge il bollo virtuale da 2 euro senza che tu debba ricordartelo.
Per i clienti pubblici scegli l'esigibilità in split payment: l'IVA resta in fattura ma esce dal netto da incassare e dall'IVA a debito. Per i professionisti in regime forfettario c'è il regime RF19: le righe passano a natura N2.2, ritenuta e split payment si spengono, la cassa resta senza IVA.
Prima della trasmissione il riquadro «Cosa manca per lo SdI» ti dice cosa farebbe scartare il file. Poi la fattura parte dal canale di grepit e l'esito torna sulla fattura. I dettagli sono nella pagina sulla fatturazione elettronica.
Uno scadenziario che ragiona sul netto
Ogni fattura aperta ha nello scadenziario il suo residuo netto, calcolato così: totale, meno ritenuta, meno IVA in split payment, meno incassi e note di credito già abbinati. È esattamente la cifra che deve arrivare in banca. Quando importi l'estratto conto, il motore di abbinamento confronta i bonifici con questo residuo e con il numero di fattura nella causale, e propone le corrispondenze. Una fattura da 1.220 euro con una ritenuta di 200 euro aspetta un bonifico da 1.020, e grepit lo sa.
Solleciti con il tono che decidi tu
I solleciti automatici partono per email dal profilo dello studio, nei giorni feriali, con i modelli di testo che scrivi tu. Puoi tenere un primo promemoria molto cordiale, un secondo più diretto e lasciare la messa in mora come ultimo passo, oppure toglierla. Ogni sollecito chiede il residuo vero e la sequenza si ferma appena il pagamento è abbinato. Il promemoria arriva puntuale senza che nessuno dello studio debba scriverlo.
Preventivi con acconto e saldo
Il preventivatore costruisce offerte con le voci della prestazione, l'IVA per riga e un piano di pagamento con scadenze legate all'accettazione, alla consegna o a una data. Un incarico con il 30% alla firma e il 70% alla consegna si imposta in un minuto. Il preventivo si scrive in italiano, inglese, francese, spagnolo o tedesco, in euro, dollari, sterline o franchi. Se hai le voci in un elenco o in uno screenshot, l'AI le legge e le aggiunge.
Quando il lavoro è concluso, il preventivo si converte in fattura con un clic. La conversione non porta con sé il piano di pagamento: se l'acconto va fatturato prima, lo emetti come fattura a parte.
Agenda dello studio, collegata a Google
Il calendario di grepit ha eventi condivisi e privati, e ogni persona può collegare il proprio Google Calendar. L'amministratore collega anche il calendario dello studio, condiviso con tutti. Gli appuntamenti si creano anche dall'assistente in-app: «fissa un sopralluogo con Rossi giovedì alle 15».
Documenti dei clienti, ritrovabili
L'Archivio ha cartelle tue e cartelle di sistema per fatture, DDT ed estratti conto. La ricerca guarda anche dentro i documenti: il nome di un cliente o il numero di una pratica ti portano al file giusto. Un agente AI può leggere la casella dello studio e salvare gli allegati nell'Archivio, così gli elaborati inviati dai clienti non restano sepolti nella posta.
Scadenze fiscali e collaboratori
Il calendario delle scadenze ti mostra cosa versare e quando: IVA periodica con il codice tributo, ritenute dei collaboratori e contributi ogni 16 del mese, acconti e saldi. La liquidazione IVA si calcola dalle fatture del periodo. La sezione Personale tiene contratti, presenze e ferie di dipendenti e collaboratori, con i permessi per sezione: chi segue i progetti non vede le buste paga.
Quello che conviene sapere
- Non c'è un registro delle ore fatturabili per cliente.
- Il generatore emette fatture ordinarie (TD01) e note di credito (TD04).
- grepit non trasmette F24 e non prepara dichiarazioni: calcola e ricorda.
- Il preventivo non si invia per email da grepit: lo apri in anteprima A4, lo salvi in PDF e lo alleghi.
Prova con i dati di uno studio di prova
Nella demo guidata trovi un'azienda di prova con fatture, preventivi, calendario e scadenziario già pieni. Puoi preparare una fattura con ritenuta e cassa, vedere il netto calcolato e convertire un preventivo in fattura. Ti registri con la partita IVA dello studio ed entri.
Per lavorare sui tuoi dati attivi il Pioniere o prenoti una call di 20 minuti. Chi sceglie il Pioniere entro 72 ore dalla registrazione riceve tre mesi di letture AI extra. Se lo studio vende anche servizi continuativi, guarda la pagina sulle aziende di servizi.