Chiunque gestisca l'amministrazione di una piccola azienda conosce la scena. È il 10 del mese, l'estratto conto dice che mancano dei soldi, e c'è un elenco di clienti da chiamare. Alcuni pagheranno appena li senti, altri hanno un problema con la fattura, altri ancora hanno già pagato e il bonifico è finito su un altro conto. La telefonata è scomoda, l'email si rimanda a domani, e intanto i giorni medi di incasso si allungano.
Il problema: sollecitare costa fatica, e quindi si rimanda
Nella maggior parte dei casi il ritardo nasce da una fattura finita nella pila sbagliata dell'ufficio del cliente, e un promemoria gentile al momento giusto risolve buona parte dei casi. Il punto è che quel promemoria richiede lavoro: controllare cosa è scaduto, verificare in banca cosa è già arrivato, scrivere un'email con il numero della fattura e l'importo, ricordarsi di riscrivere dopo una settimana.
Quando lo si fa a mano succedono tre cose. Si sollecita tardi, perché c'è sempre qualcosa di più urgente. Si sollecita male, con l'importo intero quando il cliente aveva già mandato un acconto. E si smette di sollecitare i clienti piccoli, che singolarmente valgono poco e tutti insieme pesano sulla cassa.
Come li gestisce grepit
Partono dal residuo vero
Il sollecito di grepit parte dallo scadenziario, cioè le fatture emesse ancora aperte. Per ognuna conosce il residuo netto, calcolato così:
residuo = totale della fattura, meno ritenuta e IVA in split payment, meno gli incassi abbinati, meno le note di credito collegate
Quando importi l'estratto conto e abbini un bonifico, il residuo scende. Se il bonifico copre tutto, la fattura si chiude e i solleciti si fermano. Il cliente che ha pagato ieri non riceve un'email oggi.
Una sequenza che decidi tu
Nelle impostazioni accendi i solleciti e scegli da quando contare i giorni, dalla scadenza della fattura o dalla sua emissione. La sequenza predefinita ha quattro passi:
| Giorni | Che cosa parte |
|---|---|
| 7 | Primo sollecito, un promemoria cordiale |
| 15 | Secondo sollecito |
| 21 | Terzo sollecito |
| 30 | Messa in mora |
Puoi cambiare i giorni, aggiungere passi fino a dodici e dare a ognuno il suo modello di testo. Per l'ultimo passo grepit propone un modello di messa in mora che richiama l'articolo 1219 del codice civile e concede sette giorni per pagare. Nei modelli usi le variabili {{cliente}}, {{numeroFattura}}, {{importo}} e {{dataScadenza}}, che si riempiono da sole per ogni fattura.
Partono in orari da ufficio
Il controllo gira nei giorni feriali, dalle 9 del mattino, perché un sollecito ricevuto in orario d'ufficio si legge come il messaggio di una persona attenta. A ogni giro parte solo lo step più avanzato già maturato e ogni step parte una sola volta per fattura: se accendi la funzione su una fattura scaduta da 25 giorni, il cliente riceve il sollecito dei 21 giorni, non tre email di fila.
Escono dal tuo indirizzo
I solleciti partono per email dal profilo SMTP della tua azienda, lo stesso che usi per le altre comunicazioni. Il cliente vede il tuo nome e il tuo indirizzo, e se risponde la risposta arriva a te. Con il Brand editor scegli logo, colori e piè di pagina, così il sollecito ha l'aspetto delle tue fatture. I solleciti hanno un footer contrattuale, senza link di disiscrizione: riguardano un rapporto in corso e non sono comunicazioni commerciali.
L'indirizzo è il primo email della scheda del cliente in Clienti e fornitori, trovata per partita IVA o codice fiscale. Se la scheda non c'è, o non ha un'email, la fattura viene saltata e il riepilogo lo dice.
Simula prima di accendere
Prima di attivare tutto puoi premere «Simula adesso»: grepit conta le fatture che controllerebbe, i solleciti che partirebbero e quelle che salterebbe, senza mandare nulla. È il modo più semplice per accorgersi che a qualche cliente manca l'email, prima che manchi un sollecito.
Ti dice com'è andata
Dopo ogni giro arriva nella campanella il riepilogo: quanti solleciti sono partiti, quanti non sono partiti per un errore di invio, quanti sono stati fermati perché il destinatario è nel registro delle opposizioni. In quest'ultimo caso il sollecito resta registrato e grepit ti dice di mandarlo per PEC o raccomandata.
Un esempio con i numeri
La fattura 2026/131 a una carrozzeria è di 2.440 euro e scade il 31 agosto. I solleciti contano dalla scadenza.
- Lunedì 7 settembre parte il primo sollecito: «Sollecito di pagamento, fattura 2026/131», importo 2.440 euro.
- Il 15 settembre parte il secondo.
- Il 18 settembre arriva un bonifico da 1.000 euro e lo abbini nello scadenziario.
- Il 21 settembre il terzo sollecito chiede 1.440 euro, non 2.440.
- Il 30 settembre parte la messa in mora per 1.440 euro.
- Quando arriva il saldo e lo abbini, la fattura si chiude e la sequenza si ferma.
In questo esempio nessuno ha scritto un'email a mano e nessuno ha dovuto ricordarsi di controllare la banca prima di sollecitare.
Misurare se funziona
La pagina Analisi di grepit calcola sugli ultimi dodici mesi i giorni medi di incasso e lo scaduto clienti, che entrano nel punteggio di salute dell'azienda. Dopo qualche mese di solleciti regolari puoi vedere se quei numeri scendono, e su quali clienti il ritardo resta. Lo scadenziario si legge anche raggruppato per cliente, per sapere a colpo d'occhio chi ti deve quanto.
Quello che conviene sapere
- I solleciti automatici partono solo per email. WhatsApp e PEC non sono canali dei solleciti: quando serve la PEC, grepit lo indica nel riepilogo e la mandi tu.
- Una fattura ha una sola scadenza: le rate non sono partite separate.
- I solleciti automatici sono inclusi nei piani a pagamento (Pro, Business e Pioniere). A piano scaduto si fermano, insieme alla pagina Comunicazioni.
- Serve un profilo SMTP configurato: è il server da cui partono le email della tua azienda.
Prova il giro completo
Nella demo guidata trovi sei mesi di fatture emesse e movimenti bancari da abbinare. Puoi abbinare un acconto, impostare la sequenza dei solleciti e premere «Simula adesso» per vedere quanti partirebbero, senza che parta nulla. Ti registri con la partita IVA e sei dentro in pochi minuti.
Quando vuoi accendere i solleciti sulla tua azienda, attivi il Pioniere o prenoti una call di 20 minuti in cui configuriamo insieme profilo SMTP e sequenza. Chi sceglie il Pioniere entro 72 ore dalla registrazione riceve tre mesi di letture AI extra.
Per vedere come i solleciti si inseriscono nel resto del flusso, dalla fattura all'incasso, guarda la pagina sulla fatturazione elettronica. Se la tua azienda vende servizi con canoni ricorrenti, la pagina sulle aziende di servizi mostra come leggere gli incassi cliente per cliente.