Un'azienda di servizi vende qualcosa che non si vede: tempo, competenza, disponibilità. Un'agenzia di comunicazione, una società di consulenza IT, un'impresa di manutenzioni o di pulizie hanno in comune un modello di business fatto di offerte, progetti e canoni, e un'amministrazione in cui il magazzino conta poco e il cliente conta moltissimo. Il gestionale giusto per loro deve seguire il cliente dal primo preventivo all'ultimo incasso.
Dove si inceppa un'azienda di servizi
Preventivi che richiedono troppo tempo
Nei servizi la vendita passa quasi sempre da un preventivo, e ogni preventivo è un piccolo progetto: le voci, i prezzi, le condizioni, il piano di pagamento, magari una versione in inglese per il cliente estero. Se scriverlo richiede mezza giornata, si rimanda, e il cliente nel frattempo ha ricevuto quello di un concorrente.
Canoni che nessuno guarda nel loro insieme
Manutenzioni, assistenza, hosting, abbonamenti: i ricavi ricorrenti sono la parte più preziosa di un'azienda di servizi, perché rendono prevedibile il mese successivo. Eppure spesso nessuno sa dire con precisione quanto valgono in totale, e un cliente che disdice se ne accorge l'amministrazione a fine trimestre.
Progetti che scivolano
Il lavoro per il cliente ha fasi, persone diverse e approvazioni. Le scadenze intermedie vivono in un foglio condiviso o in un'app separata dal gestionale, e quando la consegna si sposta nessuno aggiorna il resto. Le fatture si emettono quando qualcuno se ne ricorda.
Pochi clienti grandi, incassi lenti
Molte aziende di servizi dipendono da una manciata di clienti importanti, che pagano quando vogliono. Basta il ritardo di uno per mettere in difficoltà la cassa. E chiedere i soldi a chi ti dà metà del fatturato è la telefonata che nessuno vuole fare.
Messaggi dei clienti a tutte le ore
Il cliente di un'azienda di servizi scrive spesso, e su WhatsApp: «a che ora passate?», «come faccio a...?», «mi mandate la fattura?». Ogni messaggio interrompe chi sta lavorando a un progetto.
Come lavora grepit in un'azienda di servizi
Il preventivo in pochi minuti
Nel preventivatore scegli il cliente dall'anagrafica e i suoi dati si compilano. Le voci le scrivi o le prendi dal catalogo, con il prezzo già impostato. Se hai l'elenco delle attività in un documento o in uno screenshot, lo incolli e l'AI legge le voci e le aggiunge. Il piano di pagamento si costruisce con scadenze legate all'accettazione, alla consegna, al go-live o a una data, in importo o in percentuale, e «Bilancia» distribuisce il totale.
Lo stesso preventivo si scrive in cinque lingue e quattro valute. L'anteprima è impaginata per l'A4: la salvi in PDF e la mandi al cliente. Quando il cliente accetta, segni il preventivo come approvato e a lavoro finito lo converti in fattura con un clic.
Canoni ricorrenti in vista
Nel catalogo Prodotti ogni servizio ha le sue voci, con prezzo e formula ricorrente mensile o una tantum. La Panoramica mostra i ricavi ricorrenti mensili, così sai quanto vale la base dei tuoi canoni. La pagina Analisi aggiunge un punteggio di salute dell'azienda e ti dice quanto pesano i primi clienti sul fatturato degli ultimi dodici mesi.
Progetti con scadenze che si muovono insieme
Le Attività di grepit organizzano ogni lavoro come un progetto con una data di consegna e una bacheca kanban. Le attività hanno scadenze relative alla consegna, per esempio «brief e piano di lavoro» due settimane prima, «prime bozze» una settimana prima, «approvazione del cliente» tre giorni prima. Quando la consegna si sposta, si spostano tutte. Un'attività può avere un approvatore, una checklist, allegati e collegamenti al cliente, al preventivo e alla fattura.
La «lista rossa» mostra quello che rischia di non arrivare in tempo, la vista Gantt le dipendenze, e ogni persona ha la sua pagina «Le mie attività», comoda anche dal telefono. I progetti che si ripetono, come l'avvio di un nuovo cliente, si salvano come modello. Il calendario si collega a Google Calendar per gli appuntamenti con i clienti.
Incassi seguiti e solleciti automatici
Le fatture si emettono dal generatore e partono allo SdI dal canale di grepit. Ogni fattura aperta finisce nello scadenziario con il suo residuo netto, che si aggiorna quando importi l'estratto conto e abbini i bonifici. I solleciti automatici partono per email dal tuo indirizzo, nei giorni feriali, con una sequenza e dei testi che decidi tu. Per il cliente importante puoi scrivere un primo promemoria molto cortese e lasciare la messa in mora solo come ultimo passo.
La pagina Analisi misura i giorni medi di incasso e lo scaduto clienti: dopo qualche mese sai se i solleciti stanno funzionando e con chi no.
Un agente per le domande ricorrenti
Un agente AI collegato al WhatsApp dell'azienda risponde alle domande che arrivano tutti i giorni: orari, modalità di intervento, come richiedere assistenza, cosa include un servizio. Le informazioni le scrivi tu nella sua base di conoscenza, con le risposte alle obiezioni più frequenti. L'agente legge e risponde, senza modificare nulla nel gestionale, e le richieste più delicate restano alle persone.
Un secondo agente può leggere la casella amministrazione@ e salvare nell'Archivio gli allegati che i clienti mandano: contratti firmati, ordini, documenti. L'assistente in-app, il pulsante in basso a destra, crea al volo un preventivo in bozza o un'attività quando glielo chiedi in italiano.
Il team, con i permessi giusti
Ogni persona ha il suo account e dei permessi per sezione: chi segue i progetti vede le Attività e il calendario senza vedere la banca, l'amministrazione vede fatture e incassi. La sezione Personale tiene contratti, presenze e ferie, con le richieste che arrivano dallo spazio personale di ognuno.
Quello che conviene sapere
- Non c'è un registro delle ore lavorate da fatturare.
- Le fatture dei canoni non si emettono da sole ogni mese.
- Il preventivo non ha campi di sconto e non si invia per email da grepit: si salva in PDF dall'anteprima.
- Gli avvisi delle Attività arrivano nella campanella e sull'app per iPhone, non per email.
Provalo su un'azienda di prova
Ti registri con la partita IVA ed entri nella demo guidata: sei mesi di fatture, preventivi, un progetto con le sue attività e qualche appuntamento in calendario. Puoi scrivere un preventivo in inglese con il piano di pagamento, spostare la consegna di un progetto e guardare come si muovono le scadenze.
Per lavorare con i tuoi clienti attivi il Pioniere o prenoti una call di 20 minuti. Chi sceglie il Pioniere entro 72 ore dalla registrazione riceve tre mesi di letture AI extra. Se sei uno studio con ritenuta e cassa previdenziale, la pagina per gli studi professionali è più vicina al tuo caso.