Nell'autotrasporto la cassa ha un andamento che chi non fa questo mestiere fatica a capire. Il gasolio si paga subito, i pedaggi la settimana dopo, la rata del leasing a inizio mese, lo stipendio degli autisti il 10. Il committente, invece, paga a 60 o 90 giorni data fattura fine mese, e a volte anche dopo. In mezzo c'è un'azienda che anticipa per mesi il costo del servizio che vende.
Per questo un gestionale per l'autotrasporto deve fare bene poche cose: dirti in ogni momento chi ti deve quanto, tenere sotto controllo i costi dei mezzi e non farti perdere i documenti che provano il lavoro fatto.
Dove si perde tempo, e soldi
Fatture di costo a decine, tutte uguali
Una flotta anche piccola genera ogni mese una quantità di fatture passive sorprendente: carburante, pedaggi, officine, gommisti, lavaggi, leasing e noleggi, assicurazioni. Sono fatture semplici ma numerose, e qualcuno le deve aprire, controllare e registrare sul conto giusto. Se l'imputazione è sbagliata, il costo per mezzo e il margine per cliente diventano numeri di fantasia.
Documenti di viaggio sparsi ovunque
CMR, DDT firmati, buoni di consegna, foto della merce scaricata: arrivano per email, su WhatsApp, a volte in carta nel camion. Quando un committente contesta una consegna, o quando serve la prova per farsi pagare, trovare il documento giusto diventa una caccia al tesoro fra caselle di posta e telefoni.
Incassi lunghi e committenti che dimenticano
Con pagamenti a 90 giorni, una fattura dimenticata dal committente si scopre tardi, quando il ritardo è già di mesi. Sollecitare costa imbarazzo, soprattutto con i clienti importanti, e la telefonata si rimanda finché la banca non chiama te.
Mezzi e autisti come voci di costo che cambiano
Ogni mezzo è un investimento da ammortizzare, con una vita utile e un valore che scende. Ogni autista è un contratto con scadenze, ferie da pianificare, buste paga da archiviare. Sono informazioni che di solito vivono in un foglio Excel e nella testa del titolare.
Come lavora grepit in un'azienda di trasporti
Le fatture passive arrivano già classificate
Registri una volta il codice destinatario di grepit nel portale dell'Agenzia delle Entrate e lo SdI consegna in grepit tutte le fatture intestate alla tua partita IVA. Sono gli XML originali, senza importi da ricopiare.
Le righe vanno sul piano dei conti. La prima volta controlli tu: il gasolio sul conto carburanti, il pedaggio sul suo conto, la riparazione del freno sul conto manutenzioni. Ogni correzione diventa una regola, e la fattura successiva dello stesso fornitore con la stessa descrizione finisce sul conto giusto senza che nessuno la tocchi. Per i costi a detraibilità ridotta imposti la percentuale di IVA detraibile sul conto, una volta per tutte. I dettagli sono nella pagina sulla fatturazione elettronica.
I documenti si salvano da soli e si ritrovano
Un agente AI di tipo Email può leggere la casella su cui arrivano i documenti di viaggio, per esempio documenti@ o traffico@, salvare gli allegati nell'Archivio e classificarli. L'Archivio ha già le cartelle per fatture, DDT ed estratti conto, e puoi crearne altre, per esempio una per committente.
La ricerca guarda anche dentro i documenti: scrivi il numero di un CMR, il nome di un destinatario o una targa e trovi il PDF che la contiene, comprese le scansioni lette dall'AI. Quando il committente chiede la prova di consegna del 14 marzo, la trovi in pochi secondi.
Lo scadenziario dei committenti, sempre aggiornato
Ogni fattura emessa ha il suo residuo netto nello scadenziario, ordinato per ritardo: scaduto da oltre 30 giorni, scaduto, in scadenza nei prossimi sette. Lo leggi raggruppato per committente e sai subito chi ti deve quanto.
Quando importi l'estratto conto, grepit propone gli abbinamenti fra bonifici e fatture guardando numero di fattura nella causale, importo e date. I committenti grandi pagano spesso più fatture con un solo bonifico: la riconciliazione assistita propone l'abbinamento cumulativo, fino a quattro fatture per movimento.
Solleciti cortesi, regolari, dalla tua email
I solleciti automatici partono per email nei giorni feriali con la sequenza che decidi tu, per esempio un promemoria a 7 giorni dalla scadenza, un secondo a 21, la messa in mora a 30. Chiedono il residuo vero e si fermano appena il bonifico viene abbinato. Il committente riceve un promemoria ordinato e tu eviti la telefonata.
Mezzi a cespite, dalla fattura d'acquisto
Quando compri un trattore stradale o un semirimorchio, grepit trova il bene nella fattura d'acquisto e lo propone nella scheda «Da confermare» dei cespiti. Confermato, calcola l'ammortamento civilistico e quello fiscale, anno per anno, e la quota entra nella bozza di bilancio. Quando vendi un mezzo usato, registri la dismissione e grepit calcola la plusvalenza o la minusvalenza.
Autisti: contratti, presenze, ferie
Nella sezione Personale tieni l'anagrafica degli autisti con i dati cifrati, carichi i contratti in PDF e l'AI ne legge le informazioni principali, compresa la scadenza, che viene evidenziata quando mancano meno di 60 giorni. La griglia delle presenze segna ferie e permessi, con le richieste che gli autisti possono fare dal proprio spazio, e a fine mese esporti il foglio presenze per il consulente del lavoro. Le buste paga in PDF si caricano e ognuno vede solo le sue.
Il quadro dell'azienda
La pagina Analisi riassume gli ultimi dodici mesi: fatturato, costi, margine, saldo di cassa, scaduto clienti, giorni medi di incasso e concentrazione dei clienti. Nell'autotrasporto lavorare per due o tre committenti è frequente, e grepit ti mostra quanto pesano sul fatturato.
Quello che grepit non fa in un'azienda di trasporti
È importante dirlo con chiarezza, per non farti cercare quello che non c'è:
- non pianifica viaggi e carichi, non gestisce flotta, GPS o tachigrafi;
- non calcola costi per singolo viaggio o per singolo mezzo in automatico, anche se con il piano dei conti e i centri di costo puoi separarli;
- non gestisce rimborsi accise o pratiche dell'Albo;
- non trasmette F24 né prepara le dichiarazioni: calcola l'IVA del periodo e ti ricorda le scadenze.
Alcune aziende usano le bacheche delle Attività per seguire le pratiche ricorrenti, come revisioni, sinistri e rinnovi assicurativi. Funziona bene, ma resta una bacheca di lavoro.
Inizia dalla demo guidata
Ti registri con la partita IVA ed entri in un'azienda di prova con sei mesi di fatture, movimenti bancari, cespiti e dipendenti. Puoi abbinare un bonifico cumulativo, guardare come si muove lo scadenziario e provare la ricerca nell'archivio.
Per lavorare sulla tua azienda attivi il Pioniere o prenoti una call di 20 minuti: in call partiamo dalle fatture degli ultimi anni e dal primo estratto conto. Se scegli il Pioniere entro 72 ore dalla registrazione ricevi tre mesi di letture AI extra.