Si parla molto di intelligenza artificiale in azienda, quasi sempre in astratto. Nella giornata di una piccola impresa le occasioni concrete sono più modeste e più utili: rispondere alla decima persona che chiede l'orario di apertura, salvare l'allegato di un fornitore nella cartella giusta, controllare ogni mattina una cosa che nessuno si ricorda di controllare. Sono compiti piccoli, ripetitivi, e proprio per questo rubano ore.
Il problema: il lavoro ripetitivo si mangia le persone migliori
In molte aziende la persona che risponde ai messaggi dei clienti è la stessa che fa le fatture, segue i fornitori e chiude la cassa. Ogni messaggio su WhatsApp interrompe qualcosa. Ogni email con un allegato va aperta, letta, salvata e magari ricopiata. Nessuno di questi gesti è difficile: è la quantità che pesa.
Le soluzioni classiche sono due e hanno entrambe un costo. Assumere qualcuno per fare da filtro, oppure lasciare che le risposte arrivino tardi. Un chatbot generico non risolve, perché non conosce il tuo catalogo e i tuoi prezzi, e quando sbaglia lo fa davanti al cliente.
Che cosa fanno gli agenti di grepit
Un agente in grepit è un assistente AI configurato per un compito preciso, che lavora sui dati della tua azienda. Ci sono tre tipi di lavoro in cui rende di più.
Rispondere ai clienti su WhatsApp, Telegram e Slack
Colleghi un canale e lo assegni a un agente. Quando un cliente scrive, l'agente risponde usando quello che sa della tua azienda: il catalogo dei prodotti, una base di conoscenza con le informazioni che gli dai (orari, condizioni, procedure), e un elenco delle obiezioni tipiche con il modo in cui vuoi rispondere.
Il turno di risposta a un cliente è trattato come non fidato. L'agente legge e risponde, ma non scrive nulla nel gestionale e non manda altri messaggi. Un cliente insistente o un messaggio scritto apposta per confonderlo non possono fargli emettere una fattura o cambiare un'anagrafica.
Prima di pubblicarlo puoi provare l'agente con «Prova agente», una simulazione in cui usa solo strumenti di lettura. Le risposte che dà senza consultare nulla diventano voci «Appreso» della sua base di conoscenza, che puoi rivedere. Ogni interfaccia ha anche il pulsante «Simula», per una conversazione di prova senza inviare niente.
Su WhatsApp va detta una cosa con chiarezza. Oggi il collegamento si fa con il QR, come WhatsApp Web: grepit diventa uno dei dispositivi collegati al tuo numero e sul telefono WhatsApp continua a funzionare come prima. È un collegamento non ufficiale e WhatsApp può bloccare il numero: grepit te lo mostra prima e ti chiede di confermare. Per ridurre il rischio, i messaggi messi in coda partono a distanza di qualche minuto l'uno dall'altro, preceduti da «sta scrivendo». Il collegamento ufficiale con Meta è in fase di attivazione.
Leggere la casella email e archiviare gli allegati
Un agente di tipo Email legge una casella, per esempio amministrazione@ o magazzino@, a intervalli regolari. Prende i messaggi degli ultimi sette giorni, salva gli allegati nell'Archivio di grepit e li classifica. Se l'allegato è un DDT, avvia la lettura della bolla per il magazzino, così il carico è pronto da controllare quando arrivi in ufficio.
Funziona con Gmail e Google Workspace, Outlook e Microsoft 365, Zoho, Aruba, Libero, iCloud o qualsiasi casella IMAP. Il risultato pratico è un archivio in cui i documenti si trovano cercando il testo che contengono, anche se nessuno li ha mai rinominati.
Lavorare da solo a orari fissi
Ogni agente può avere un'istruzione ricorrente e una frequenza: «ogni mattina controlla le attività scadute e assegnale», «ogni lunedì riepiloga i preventivi ancora in attesa di risposta». Con «Esegui ora» lanci un turno vero quando vuoi, anche su un agente ancora in bozza. Nella pagina Status vedi ogni esecuzione con l'esito, la trascrizione di quello che ha fatto e il costo.
Le aree su cui un agente può agire le scegli tu, una per una: anagrafiche, preventivi, prodotti, attività, campagne, lead, interfacce, browser. Le azioni ad alto impatto, come emettere fatture o inviare campagne, non partono mai da un agente.
Usare il browser al posto tuo
Con l'estensione Grepit Bridge, assistente e agenti possono lavorare nel tuo Chrome, sui portali dove hai già fatto l'accesso. L'amministratore autorizza i siti uno per uno e per ognuno sceglie il livello: solo leggere, compilare e cliccare, oppure anche inviare. I clic irreversibili (pagare, inviare, firmare, eliminare, trasmettere) chiedono sempre la tua conferma, e le password non vengono mai lette né scritte: SPID, CIE e codici a due passaggi li inserisci tu.
L'esempio più concreto è l'import dello storico delle fatture: grepit studia una volta il portale che usi oggi, Bluenext o Fatture e Corrispettivi, e poi scarica le fatture un trimestre alla volta dal 2019, importandole senza doppioni.
La sicurezza viene prima della comodità
Un agente non ha mai più poteri della persona che l'ha configurato. Le sue capacità sono limitate dai permessi di chi l'ha salvato per ultimo, ricontrollati a ogni esecuzione. Se quella persona perde i permessi o lascia l'azienda, l'agente si sospende finché qualcuno non lo risalva.
Lo stesso vale per l'assistente in-app, il pulsante in basso a destra su ogni pagina. Gli chiedi in italiano di cercare un cliente, creare un preventivo o fissare un appuntamento, e lui lavora con i tuoi permessi. Per le azioni importanti mostra una scheda «Azione da confermare» e procede solo dopo che hai premuto «Conferma ed esegui».
Come si crea un agente
- Anagrafica. Scegli il tipo, dai un nome e scrivi le istruzioni. Se non sai da dove partire, la modalità Guidato ti fa qualche domanda e le scrive per te.
- Capacità. Spunti le aree su cui può agire.
- Base di conoscenza. Aggiungi note con le informazioni che deve conoscere.
- Obiezioni. Scrivi come rispondere alle domande difficili.
- Canali. Scegli l'interfaccia WhatsApp, Telegram o Slack su cui risponde.
- Automazione. Se deve lavorare da solo, imposti frequenza e istruzione ricorrente.
Quello che conviene sapere
- Non c'è un canale voce: gli agenti non rispondono al telefono.
- La base di conoscenza viene tagliata a 6.000 caratteri e il testo dei PDF caricati lì non viene usato: le informazioni importanti vanno scritte come note.
- Gli agenti sono una funzione dei piani Pro, Business e Pioniere.
- Gli agenti pianificati che usano il browser lavorano su un Chrome dedicato, abbinato dall'amministratore.
Provali sulla demo
Nella demo guidata hai già un catalogo prodotti e le anagrafiche di un'azienda di prova. Puoi creare un agente con la modalità Guidato e provarlo con «Prova agente», una simulazione che non invia nulla, senza collegare nessun numero. Ti registri con la partita IVA ed entri.
Per usarli sulla tua azienda attivi il Pioniere o prenoti una call di 20 minuti in cui configuriamo il primo agente insieme. Chi sceglie il Pioniere entro 72 ore dalla registrazione riceve tre mesi di letture AI extra.
Gli agenti rendono di più dove i messaggi e i documenti sono tanti: guarda come lavorano per le aziende di servizi e per l'autotrasporto.