Il magazzino di una piccola azienda di solito ha due versioni: quella sullo schermo e quella sugli scaffali. Finché coincidono va tutto bene. Il giorno in cui un cliente chiama per un articolo che il gestionale dà disponibile e che nessuno trova, si scopre quanto lavoro c'è dietro una giacenza giusta.
Il problema: il magazzino si sporca un movimento alla volta
Le differenze inventariali nascono quasi sempre da piccole cose. Una bolla del fornitore registrata con due giorni di ritardo. Un articolo caricato con il codice del fornitore invece che con il tuo. Un reso messo sullo scaffale senza movimento. Merce in conto deposito contata come tua. Un campione dato al cliente e mai scaricato.
Presi uno per uno sono errori da pochi euro. Accumulati in un anno diventano un inventario di fine esercizio che non torna, ordini fatti per merce che c'era già e clienti persi per merce che non c'era. E siccome correggere costa fatica, il foglio Excel parallelo «quello vero» diventa la norma.
Come lo gestisce grepit
Due giacenze, perché la realtà ne ha due
Ogni articolo in grepit ha una giacenza fisica, quello che c'è sullo scaffale, e una giacenza fiscale, quello che è di tua proprietà. Le causali dicono come ogni movimento le tocca:
| Causale | Fisica | Fiscale |
|---|---|---|
| Carico da acquisto | aumenta | aumenta |
| Carico in conto deposito | aumenta | invariata |
| Reso da cliente | aumenta | aumenta |
| Scarico per vendita | diminuisce | diminuisce |
| Scarico campione o uso interno | diminuisce | invariata |
| Rettifica fiscale | invariata | aumenta |
Puoi creare le tue causali. Nella pagina Giacenze un filtro ti mostra subito gli articoli dove fisica e fiscale non coincidono: di solito è merce in deposito, a volte è un errore da correggere.
Codici, barcode e articoli serializzati
Gli articoli nascono in sezioni con un prefisso di tre lettere, e il codice si genera da solo (per esempio VIT-00001). Su ogni articolo registri uno o più codici a barre EAN, il codice del fornitore, il part number, la marca, la giacenza minima e l'allocazione predefinita. Per gli articoli serializzati ogni movimento vale un pezzo con il suo numero di serie.
Il carico e lo scarico si fanno in tre passi. Scegli causale e controparte (nel carico il numero del DDT del fornitore è obbligatorio, così ogni carico ha il suo documento). Poi aggiungi gli articoli leggendo il codice a barre, cercandoli per codice, descrizione o marca, oppure inquadrandoli con la fotocamera. Alla fine un riepilogo mostra la giacenza prima e dopo, e il valore. Uno scarico oltre la giacenza fisica disponibile viene rifiutato.
Il telefono come lettore
Non tutti hanno un lettore di codici a barre accanto al computer. In grepit premi «Scansiona codice», scegli Smartphone e si crea un link che vale dieci minuti. Lo apri sul telefono, inquadri il codice (o scatti una foto, o lo digiti) e compare sul computer. È comodo durante l'inventario, quando sei fra gli scaffali e il computer è in ufficio.
Le bolle dei fornitori lette dall'AI
Il momento più faticoso della giornata di magazzino è il carico della merce: aprire la bolla, trovare ogni riga, capire a quale articolo corrisponde il codice del fornitore, digitare le quantità. In grepit trascini la bolla (PDF, foto, Excel o CSV) sulla pagina, oppure premi «Scansiona bolla». L'AI legge fornitore, numero, data e righe, e grepit abbina ogni riga a un articolo, usando il codice del fornitore che ha già imparato o il tuo codice interno. Le righe senza articolo sono segnalate e possono essere create dal carico stesso.
Controlli tutto nel dialogo e premi «Carica a magazzino». La giacenza si muove in quel momento, per tutte le righe insieme, e il file della bolla va in Archivio. Se in quel momento non hai tempo, rimandi: l'avviso resta in pagina finché non lo apri.
Le bolle arrivano anche per email. Un agente AI di tipo Email può leggere la casella del magazzino, archiviare gli allegati e avviare la lettura delle bolle senza che nessuno le scarichi.
DDT in uscita
Il DDT nasce come bozza con direzione, numero, data, causale, vettore, colli, peso, controparte e righe. I movimenti di magazzino partono quando premi «Conferma e movimenta», tutti insieme, così una bozza lasciata a metà non sporca le giacenze. Se un DDT era sbagliato, «Storna movimenti» scrive i movimenti opposti e lascia il documento nello storico, con lo stato Stornato.
Etichette per scaffali e prodotti
Dalle giacenze stampi le etichette per l'etichettatrice che hai già: Brother QL e P-touch, DYMO, Zebra, TSC o un formato personalizzato. L'editor ha testo, forme, icone, logo e codice a barre Code 128. Si stampa dalla finestra di stampa del browser, senza programmi da installare.
Una mappa degli scaffali
Con le Piantine disegni il magazzino: scaffali con righe e colonne, arredi e forme. Gli scaffali diventano le posizioni in cui allocare gli articoli, e nel carico il posto diventa obbligatorio. Un clic su uno scaffale ne mostra il contenuto, esportabile in PDF, Word, CSV o Excel, e c'è anche una vista 3D. Chi entra in magazzino per la prima volta trova la merce senza chiedere.
Sotto scorta e valore
La pagina Giacenze mostra gli articoli totali, il valore fisico e fiscale e gli articoli sotto scorta, evidenziati in rosa. Il valore delle rimanenze entra nella bozza di bilancio come giacenza fiscale per costo medio, senza passaggi a mano.
Collegato al resto dell'azienda
Il magazzino in grepit non vive da solo. La cassa al banco scarica gli articoli venduti con la causale «Vendita al banco» (oggi in simulazione per la parte fiscale). Le fatture dei fornitori e le bolle finiscono nello stesso archivio. Le giacenze alimentano il bilancio, e da ogni articolo arrivi in un clic ai suoi movimenti o al suo posto sulla piantina.
Quello che conviene sapere
- La valorizzazione è solo al costo medio ponderato: FIFO e LIFO non ci sono.
- Il DDT non ha numerazione automatica e non si stampa né si esporta in PDF.
- Non c'è distinta base: la produzione con consumo automatico dei componenti non è gestita.
- Non ci sono integrazioni con negozi online e marketplace.
- La sezione Piantine non si apre dal telefono.
Provalo con merce di prova
La demo guidata ha già articoli, sezioni e qualche giacenza sotto scorta. Puoi registrare un carico leggendo il codice con il telefono, stampare un'etichetta di prova e guardare come cambiano giacenze e valore. Ti registri con la partita IVA ed entri.
Quando vuoi passare alla tua azienda attivi il Pioniere o prenoti una call di 20 minuti. Con il Pioniere preso entro 72 ore dalla registrazione arrivano tre mesi di letture AI extra, utili nelle prime settimane di carichi.
Se lavori con molti articoli e DDT ogni giorno, la pagina sul commercio all'ingrosso racconta un caso tipico. Se vendi online, guarda quella sull'e-commerce.