Il gestionale si sceglie una volta ogni tanti anni, e di solito in fretta: il vecchio programma non regge più, il commercialista ne consiglia uno, il commerciale del fornitore fa una bella demo. Poi si scopre che i dati non escono, che la fatturazione elettronica passa da un servizio pagato a parte o che l'AI della presentazione fa molto meno di quanto sembrava.
Quest'anno c'è un motivo in più per fare le domande giuste. Il Data Act europeo, applicabile dal 12 settembre 2025, cambia le regole per chi vuole cambiare fornitore di servizi cloud, e dal 12 gennaio 2027 elimina del tutto le tariffe per il passaggio. Ecco le domande che faremmo noi, divise per tema.
I tuoi dati
1. In che formato posso esportare i miei dati, e quando?
È la domanda più importante, perché decide quanto sei libero domani. Secondo la Commissione europea, il Data Act chiede ai fornitori di piattaforme e software come servizio di mettere a disposizione interfacce aperte e di esportare i dati almeno in un formato di uso comune e leggibile da una macchina. Chiedi di vedere l'esportazione prima di firmare: anagrafiche, fatture con i loro XML, movimenti, documenti allegati.
2. Quanto costa uscire?
Fino al 12 gennaio 2027 il fornitore può ancora farti pagare i costi che sostiene per il passaggio a un altro servizio e per il trasferimento dei dati in uscita. Da quella data, spiega la Commissione, le tariffe di passaggio e di uscita dei dati vengono eliminate del tutto. Se un contratto di oggi prevede penali o costi di migrazione, chiedi come cambiano dal 2027.
3. Chi tratta i miei dati e dove?
Il fornitore del gestionale tratta per tuo conto i dati dei tuoi clienti, fornitori e dipendenti: è un responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del GDPR. Serve un contratto o un atto scritto con i contenuti minimi previsti dalla norma, e il Garante ricorda che gli accordi non scritti non bastano. Chiedi anche l'elenco dei sub-responsabili, cioè i servizi cloud e di intelligenza artificiale che il fornitore usa a sua volta, e il Paese in cui stanno i dati.
La parte fiscale
4. Il gestionale trasmette davvero allo SdI?
Sembra una domanda ovvia, eppure le risposte cambiano molto da un programma all'altro. Alcuni programmi generano il file XML e poi lasciano a te il caricamento su un portale, altri passano da un intermediario con un costo a parte. Chiedi chi trasmette, come vedi le notifiche dello SdI e cosa succede quando una fattura viene scartata. Per l'Agenzia delle Entrate una fattura scartata non è mai stata emessa, finché non la correggi e la ritrasmetti.
5. Come arrivano le fatture dei fornitori?
Il caso migliore è che lo SdI le consegni direttamente al gestionale, tramite un codice destinatario registrato come indirizzo telematico della tua partita IVA. Se invece devi scaricarle e importarle a mano, mettilo nel conto delle ore: ne parliamo in quanto tempo costa recuperare le fatture.
6. La conservazione a norma è inclusa?
Chi emette e chi riceve fatture elettroniche deve conservarle a norma, e la scadenza per le fatture del 2025 cade a inizio 2027. Chiedi se il gestionale la fa, con quale conservatore e se comprende anche le fatture ricevute. Se non la fa, va bene comunque: esiste il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate. L'importante è saperlo prima. I dettagli sono nell'articolo sulla conservazione delle fatture elettroniche.
7. Quali documenti posso emettere, e quali no?
Fatture ordinarie e note di credito le fanno tutti. Chiedi dei casi che riguardano te: ritenuta d'acconto, cassa previdenziale, split payment, regime forfettario, autofatture per i fornitori esteri. Un fornitore serio ti dice subito cosa manca.
L'intelligenza artificiale
8. Cosa fa l'AI, esattamente, e chi controlla?
Ogni gestionale oggi dice di usare l'AI. Fatti mostrare un caso concreto con i tuoi documenti: una fattura passiva, un estratto conto, un DDT. Chiedi cosa propone l'AI e cosa decidi tu, come correggi un errore e se il sistema impara dalla correzione. Chiedi anche a quale fornitore di modelli vengono mandati i documenti, perché è uno dei sub-responsabili della domanda 3.
9. Le letture AI sono incluse o si pagano a parte?
Molti servizi conteggiano le pagine o i documenti letti dall'AI. Fatti dare una stima del costo su un mese tipo della tua azienda.
Il prezzo e il rapporto
10. Quanto costa davvero, al terzo anno?
Somma canone, utenti in più, moduli, letture AI, conservazione, assistenza e migrazione iniziale. Poi guarda il terzo anno, quando gli sconti di benvenuto sono finiti.
11. Posso portare dentro lo storico?
Le fatture degli anni passati servono per i confronti, per le scadenze aperte e per le verifiche. Chiedi se il gestionale le importa dagli XML o direttamente dai portali, e quanto lavoro manuale richiede.
12. Chi mi risponde quando qualcosa non va?
Chiedi tempi di risposta, canali e se dall'altra parte c'è chi conosce sia il software sia la parte fiscale.
Le stesse domande, rivolte a noi
Ci sembra giusto rispondere per primi. grepit trasmette e riceve le fatture dallo SdI con un canale proprio, e le fatture dei fornitori arrivano da sole quando registri il nostro codice destinatario. L'AI propone il conto per ogni fattura passiva e impara dalle correzioni, e abbina i movimenti dell'estratto conto alle fatture. Lo storico si importa dagli XML oppure dai portali Bluenext e Fatture e Corrispettivi.
Le cose che oggi grepit non fa le diciamo con la stessa chiarezza: non fa la conservazione a norma e, fra le autofatture, non genera il TD16 dell'inversione contabile tra soggetti italiani. Quelle per gli acquisti dall'estero, TD17, TD18 e TD19, le prepara dalla fattura del fornitore.
Per vederlo con calma c'è la demo guidata: ti registri con la partita IVA ed entri subito in un'azienda di prova piena di dati, poi passi alla tua. Le funzioni sono riassunte nella pagina del gestionale per PMI, e se preferisci parlarne a voce puoi prenotare una call.