Ogni piccola azienda ha la sua lista: i clienti che pagano sempre a 30 giorni, quelli che arrivano a 90 e quelli che pagano solo dopo la terza telefonata. Il problema è che la lista sta nella testa di chi segue l'amministrazione, e i solleciti partono quando quella persona trova il tempo. Cioè tardi.
Da luglio c'è un motivo in più per occuparsene. Con il comunicato pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 16 luglio 2026, il Ministero dell'economia ha fissato al 2,40% il tasso di riferimento per il secondo semestre, in aumento rispetto al 2,15% dei primi sei mesi. Gli interessi di mora tra imprese salgono così al 10,40%. Vediamo cosa significa, e come accorciare davvero i tempi di incasso.
Cosa dice la legge sui pagamenti tra imprese
Le regole stanno nel D.Lgs. 231/2002, che recepisce la direttiva europea sui ritardi di pagamento. I punti utili per chi vende ad altre imprese sono quattro.
Il termine di pagamento. Se il contratto non dice nulla, il cliente ha 30 giorni dal ricevimento della fattura (articolo 4). Tra imprese si può concordare un termine più lungo, ma oltre i 60 giorni serve un patto espresso, provato per iscritto, e il termine non deve essere gravemente iniquo per chi vende. Se il cliente è una pubblica amministrazione, il limite massimo è di 60 giorni.
Gli interessi partono da soli. Gli interessi moratori decorrono dal giorno dopo la scadenza, senza bisogno di costituzione in mora (articolo 4, comma 1).
Il tasso. Gli interessi legali di mora sono interessi semplici, calcolati giorno per giorno, a un tasso pari al tasso di riferimento della Banca centrale europea maggiorato di otto punti (articolo 2). Il tasso di riferimento è quello in vigore il 1° gennaio per il primo semestre e il 1° luglio per il secondo, e il Ministero lo pubblica in Gazzetta Ufficiale (articolo 5). Tra imprese le parti possono concordare un tasso diverso, nei limiti di legge.
Le spese di recupero. Al creditore spettano 40 euro forfettari come risarcimento, anche qui senza costituzione in mora, salvo la prova di un danno maggiore (articolo 6).
Quanto vale un ritardo, in euro
Prendiamo una fattura da 10.000 euro pagata con 45 giorni di ritardo nel secondo semestre 2026:
10.000 € × 10,40% × 45 ÷ 365 = 128,22 € di interessi, più 40 € di spese forfettarie
In pratica quasi nessuno li chiede a un buon cliente, ed è comprensibile. Il conto però serve a ricordare che il ritardo ha un costo, e che quel costo lo paga chi aspetta. Se nel frattempo l'azienda usa il fido in banca per pagare fornitori e stipendi, il costo è anche più concreto.
Misurare i giorni di incasso
Prima di cambiare qualcosa conviene sapere da dove si parte. L'indicatore più usato sono i giorni medi di incasso, spesso chiamati DSO:
giorni medi di incasso = crediti verso clienti ÷ fatturato del periodo × giorni del periodo
Un esempio. Un'azienda che fattura 600.000 euro l'anno e ha 120.000 euro di crediti aperti incassa in media a 73 giorni. Se riesce a scendere a 60 giorni, i crediti aperti diventano circa 98.600 euro: sono circa 21.400 euro che tornano in cassa, senza vendere un euro in più.
Il calcolo va rifatto ogni mese, sempre allo stesso modo. Più del numero conta la direzione: se sale per tre mesi di fila, qualcosa nel processo non funziona.
Perché i solleciti partono tardi
Nella maggior parte dei casi il cliente che paga in ritardo ha messo la fattura nella pila sbagliata, o aspetta un'approvazione interna. Un promemoria arrivato al momento giusto risolve molto. Il punto è che quel promemoria richiede lavoro:
- controllare quali fatture sono scadute;
- verificare in banca se il bonifico è già arrivato, magari in parte;
- scrivere un messaggio con numero, importo e scadenza;
- ricordarsi di riscrivere dopo una settimana.
Fatto a mano, questo lavoro si rimanda. E quando finalmente si scrive, capita di chiedere l'importo intero a un cliente che aveva già mandato un acconto, con un certo imbarazzo per entrambi.
Una sequenza che funziona
Non esiste la sequenza perfetta, ma alcune regole aiutano quasi sempre.
- Un promemoria prima della scadenza. Qualche giorno prima, un messaggio cortese che ricorda numero, importo e data. Molti ritardi si evitano qui.
- Il primo sollecito subito dopo la scadenza. Una settimana al massimo. Il tono resta cordiale: è un promemoria, non un rimprovero.
- Il secondo sollecito con la fattura allegata. Chi non ha pagato spesso non trova la fattura. Rimandarla toglie una scusa.
- Una telefonata. Dopo due email senza risposta, serve una voce. Spesso si scopre un problema sulla fattura che nessuno aveva segnalato.
- La messa in mora. Quando i tentativi cordiali non bastano, una comunicazione formale con un termine preciso. Per una comunicazione formale di solito si usa la PEC, che lascia la prova dell'invio e della consegna.
Due accorgimenti valgono per ogni passo: chiedi sempre il residuo vero, togliendo acconti e note di credito, e manda i messaggi in orario d'ufficio, perché un sollecito arrivato alle nove del mattino si legge come quello di una persona attenta.
Come lo fa grepit
In grepit i solleciti partono dallo scadenziario, cioè dalle fatture emesse ancora aperte. Per ognuna il residuo tiene conto degli incassi che hai abbinato dall'estratto conto e delle note di credito collegate, così un cliente che ha pagato ieri non riceve un'email oggi.
La sequenza la decidi tu. Quella predefinita ha passi a 7, 15, 21 e 30 giorni, con la messa in mora come ultimo; puoi arrivare a dodici passi e scegliere se contare i giorni dalla scadenza o dall'emissione della fattura, che è il modo per mandare un promemoria prima della scadenza. Il controllo gira nei giorni feriali dalle 9, e a ogni giro parte solo il passo più avanzato già maturato: nessun cliente riceve tre email di fila.
I solleciti partono per email dal profilo SMTP della tua azienda, quindi con il tuo nome e il tuo indirizzo, e le risposte arrivano a te. WhatsApp e PEC non sono previsti per gli invii automatici. Prima di accendere tutto puoi usare la simulazione, che conta quante email partirebbero senza mandarne nessuna. I dettagli sono nella pagina sui solleciti di pagamento.