Se la tua azienda paga un server in Germania, uno spazio pubblicitario su un motore di ricerca con sede in Irlanda o un software in abbonamento negli Stati Uniti, ogni mese riceve fatture senza IVA. Arrivano per email in PDF, a volte restano dentro il portale del fornitore e nessuno le scarica, a volte finiscono nella casella di chi ha attivato l'account. Per lo SdI quelle fatture non esistono finché non le comunichi tu.
Il 15 novembre scade il termine per le fatture estere ricevute a ottobre. È un buon momento per rimettere in fila le regole, perché dal 1° settembre 2024 le sanzioni sono cambiate e molte guide in giro riportano ancora gli importi vecchi.
Perché la fattura del fornitore estero non basta
Il fornitore che non è stabilito in Italia emette la fattura senza applicare l'imposta: dal suo punto di vista l'operazione è non soggetta. In Italia però quel servizio è rilevante, e l'imposta la deve assolvere chi lo compra.
Lo stabilisce l'articolo 17, secondo comma, del D.P.R. 633/1972: gli obblighi per le prestazioni di servizi rese nel territorio dello Stato da soggetti non residenti a soggetti passivi stabiliti in Italia sono adempiuti dai committenti. In pratica sei tu a calcolare l'IVA sulla fattura del fornitore, a registrarla tra le vendite e, se è detraibile, anche tra gli acquisti. È il meccanismo dell'inversione contabile, il reverse charge.
La Guida alla compilazione delle fatture elettroniche dell'Agenzia delle Entrate distingue due casi:
- fornitore di un altro Paese UE: il committente integra il documento ricevuto, aggiungendo aliquota e imposta;
- fornitore extra UE: il committente emette un'autofattura.
Per i servizi il documento elettronico è lo stesso in entrambi i casi, il TD17. Cambia il valore che assume.
Quale codice usare: TD17, TD18 o TD19
I tre codici si confondono facilmente. Ecco come li descrive la Guida dell'Agenzia:
| Codice | Quando si usa | Esempi |
|---|---|---|
| TD17 | Servizi acquistati da un prestatore non residente, UE o extra UE | Hosting, pubblicità online, licenze software, consulenze |
| TD18 | Beni acquistati da un cedente di un altro Paese UE (acquisto intracomunitario) | Merce spedita da un fornitore tedesco |
| TD19 | Beni già presenti in Italia venduti da un cedente non residente (art. 17, secondo comma) | Merce in un deposito italiano di un fornitore estero, acquisti da San Marino |
Due dettagli che la Guida mette in nota e che fanno risparmiare errori:
- Se il fornitore estero ha una stabile organizzazione in Italia e la prestazione passa da lì, il reverse charge non si applica e il TD17 non va usato.
- Se il fornitore ti fattura con una partita IVA italiana aperta tramite rappresentante fiscale o identificazione diretta, quella fattura non ha rilevanza ai fini IVA. Con un fornitore extra UE trasmetti comunque un TD17 con valore di autofattura, indicando l'identificativo estero.
Entro quando va trasmesso
Dal 1° luglio 2022 i dati delle operazioni ricevute dall'estero viaggiano attraverso lo SdI, con il formato della fattura elettronica. Il vecchio esterometro trimestrale non c'è più.
Il termine lo fissa l'articolo 1, comma 3-bis, lettera b), del D.Lgs. 127/2015: la trasmissione va fatta entro il quindicesimo giorno del mese successivo a quello di ricevimento del documento che prova l'operazione o di effettuazione dell'operazione. Una fattura di un fornitore irlandese ricevuta il 3 ottobre va quindi comunicata entro il 15 novembre.
La Guida aggiunge un consiglio pratico: se vuoi usare le bozze dei registri IVA precompilati dall'Agenzia, conviene inviare il TD17 entro la fine del mese indicato nel campo Data del documento.
La stessa norma esclude dalla comunicazione gli acquisti di beni e servizi non rilevanti territorialmente in Italia di importo fino a 5.000 euro per singola operazione. È il caso del pranzo o dell'albergo durante una trasferta all'estero. L'esclusione non riguarda i servizi in reverse charge, che sono rilevanti in Italia per definizione.
Un TD17 trasmesso per i dati serve anche ad adempiere all'obbligo di integrazione o autofattura: con un solo invio chiudi entrambe le cose.
Le sanzioni dopo il D.Lgs. 87/2024
Il D.Lgs. 87/2024 ha riscritto le sanzioni amministrative tributarie. Le nuove misure valgono per le violazioni commesse dal 1° settembre 2024. Per l'autofattura estera ne entrano in gioco due.
Inversione contabile omessa. L'articolo 6, comma 9-bis, del D.Lgs. 471/1997 punisce il committente che non adempie agli obblighi del reverse charge con una sanzione da 500 a 10.000 euro. Se l'operazione non risulta nemmeno dalla contabilità, la sanzione sale al 5% dell'imponibile, con un minimo di 1.000 euro.
Comunicazione dei dati omessa o errata. L'articolo 11, comma 2-quater, dello stesso decreto prevede, per le operazioni dal 1° luglio 2022, 2 euro per ciascuna fattura, fino a 400 euro al mese. La sanzione si dimezza, entro 200 euro al mese, se la trasmissione arriva entro i quindici giorni successivi alla scadenza.
Facciamo due conti su un caso tipico. Un'azienda con sei abbonamenti esteri riceve sei fatture al mese, settantadue in un anno. Se le dimentica tutte, la sanzione sulla comunicazione resta contenuta. Quella sull'inversione contabile invece parte da 500 euro e, se le fatture non sono mai entrate in contabilità, da 1.000 euro. È un costo sproporzionato rispetto a un adempimento che spesso non sposta un euro di IVA.
Un esempio pratico
Il 3 ottobre ricevi da un fornitore con sede in Irlanda una fattura di 500 euro per campagne pubblicitarie, senza IVA. Ecco cosa fai:
- Prepari un documento TD17 con il fornitore nel blocco CedentePrestatore, i tuoi dati nel blocco CessionarioCommittente, imponibile di 500 euro e IVA al 22%, cioè 110 euro.
- Lo trasmetti allo SdI entro il 15 novembre. Lo SdI lo recapita solo a te.
- Registri i 110 euro di IVA tra le vendite e, se l'acquisto è inerente e l'IVA è detraibile, anche tra gli acquisti.
L'effetto sulla liquidazione IVA, con detrazione piena, è nullo. L'adempimento resta, e con lui la sanzione se lo salti.
Come organizzarsi senza impazzire
La parte difficile è accorgersi che la fattura esiste. Le aziende che non hanno problemi con il reverse charge di solito fanno quattro cose:
- tengono un elenco dei fornitori esteri, con il portale da cui scaricare le fatture e il giorno del mese in cui vengono emesse;
- usano una casella email dedicata alle fatture e la impostano come indirizzo di fatturazione in ogni portale, così le fatture non restano nella posta di chi ha creato l'account;
- fissano un promemoria ricorrente verso il 10 del mese, per avere qualche giorno di margine prima del 15;
- controllano a fine anno che ogni addebito estero sulla carta aziendale abbia il suo TD17.
Quanto tempo porta via questo lavoro lo abbiamo stimato in un articolo dedicato: quanto costa recuperare le fatture dai portali.
Cosa fa grepit oggi
In grepit le fatture dei fornitori esteri le carichi in PDF e l'AI le legge come ogni altra ricevuta. Da lì grepit tiene il conto di quelle che aspettano il TD17, il TD18 o il TD19: nella pagina Fatture un avviso dice quante sono e quando scade la prossima.
Il documento si prepara in tre passi dai dati della fattura del fornitore. grepit lo controlla con le regole di scarto dello SdI e lo trasmette dal suo canale quando confermi. L'IVA va a debito tra le vendite e, per la parte detraibile, a credito tra gli acquisti, in una serie di numerazione separata. I dettagli sono nella pagina sull'autofattura per le fatture estere.
A monte, un agente può leggere la casella in cui arrivano le fatture, riconoscere gli allegati e archiviarli nella sezione Documenti, così sai cosa è arrivato nel mese. Le fatture dei fornitori italiani arrivano invece direttamente dallo SdI, e l'AI propone il conto del piano dei conti su cui registrarle. Il resto del flusso lo trovi nella pagina sulla fatturazione elettronica.