Il 31 ottobre 2026 scade il termine teorico per la dichiarazione dei redditi del 2025, e da quella data parte un conto alla rovescia che molte aziende ignorano: tre mesi per completare la conservazione digitale delle fatture elettroniche dell'anno. Le fatture del 2025 vanno quindi messe in conservazione a norma entro l'inizio del 2027.
Il problema è che in tanti pensano di averlo già fatto. Le fatture sono passate dallo SdI, si vedono nel portale dell'Agenzia, gli XML sono salvati in una cartella. Nessuna di queste cose, da sola, è conservazione a norma.
Chi deve conservare, e cosa
L'articolo 39 del D.P.R. 633/1972 stabilisce che le fatture elettroniche si conservano in modalità elettronica, secondo il decreto del Ministro dell'economia previsto dal Codice dell'amministrazione digitale. La guida dell'Agenzia delle Entrate sulla fattura elettronica, aggiornata a dicembre 2025, lo traduce così: sia chi emette sia chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla a norma.
L'obbligo riguarda quindi anche le fatture passive, quelle che ricevi dai fornitori, e anche chi usa il regime forfettario.
Cosa significa "a norma"
La stessa guida è esplicita: la conservazione a norma non è la semplice memorizzazione su PC del file della fattura. È un processo regolato dal Codice dell'amministrazione digitale, che deve garantire negli anni di non perdere le fatture, di poterle leggere e di recuperarne l'originale.
Il decreto del Ministero dell'economia del 17 giugno 2014, all'articolo 3, aggiunge tre requisiti precisi:
- i documenti devono essere conservati nel rispetto del codice civile, del Codice dell'amministrazione digitale e delle norme tributarie sulla tenuta della contabilità;
- l'archivio deve permettere di cercare ed estrarre i documenti almeno per cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita IVA e data;
- il processo termina con un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.
Una cartella condivisa con gli XML, per quanto ordinata, non ha il riferimento temporale e non è un sistema di conservazione. Il portale dell'Agenzia, senza adesione al servizio, ti permette di consultare le fatture ma non le conserva per te.
La scadenza per le fatture del 2025
Il calcolo parte da tre norme:
- il decreto del 17 giugno 2014, articolo 3, comma 3, dice che il processo di conservazione si completa entro il termine dell'articolo 7, comma 4-ter, del D.L. 357/1994;
- quel comma si riferisce ai dati dell'esercizio per cui i termini di presentazione delle dichiarazioni annuali non sono scaduti da oltre tre mesi;
- il D.P.R. 322/1998, articolo 2, fissa la presentazione telematica della dichiarazione dei redditi entro il 31 ottobre dell'anno successivo. Per le società di capitali con esercizio coincidente con l'anno solare, l'ultimo giorno del decimo mese porta alla stessa data.
Per il periodo d'imposta 2025 la dichiarazione scade il 31 ottobre 2026, e tre mesi dopo si arriva al 31 gennaio 2027.
Il dubbio sul calendario
Quest'anno c'è una complicazione. Il 31 ottobre 2026 è sabato e il 31 gennaio 2027 è domenica. AssoSoftware, in un intervento del 13 ottobre 2026, mette a confronto due letture:
- partendo dal termine teorico del 31 ottobre, il 31 gennaio cade di domenica e la scadenza si sposta a lunedì 1° febbraio 2027;
- partendo dal termine effettivo del 2 novembre, perché il 31 ottobre è sabato, la scadenza diventa il 2 febbraio 2027.
In attesa di un chiarimento ufficiale, il consiglio della stessa AssoSoftware è di non rimandare. Il nostro è identico: pianifica di chiudere entro gennaio e considera i giorni di febbraio solo come margine.
Cosa rischi se la salti
L'articolo 9 del D.Lgs. 471/1997 punisce chi non tiene o non conserva secondo le prescrizioni le scritture contabili e i documenti previsti dalle leggi sulle imposte dirette e sull'IVA con una sanzione amministrativa da 1.000 a 8.000 euro. La stessa sanzione vale per chi, durante un accesso dei verificatori, rifiuta di esibire i documenti o dichiara di non averli.
C'è poi un rischio pratico, che pesa più della sanzione. In una verifica o in un contenzioso devi poter dimostrare che quella fattura esisteva in quella forma a quella data. Una fattura conservata a norma lo dimostra da sola. Un file salvato in una cartella apre una discussione.
Le opzioni a disposizione
Le strade sono due, e la guida dell'Agenzia le cita entrambe.
Il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate. Nel portale Fatture e Corrispettivi c'è un servizio di conservazione a norma per tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute. È gratuito, ma bisogna aderire dall'area riservata, ed è pensato per le fatture che passano dallo SdI.
Un conservatore privato. Molti intermediari e software house offrono la conservazione insieme alla fatturazione. In questo caso conviene leggere il contratto e verificare cosa viene conservato, in particolare che ci siano anche le fatture ricevute.
Una checklist per gennaio
Prima di fine gennaio dedica un'ora a questi controlli:
- Adesione: hai aderito al servizio dell'Agenzia oppure hai un contratto di conservazione attivo? Se l'hai fatto anni fa, controlla che sia ancora valido.
- Fatture passive: il servizio conserva anche le fatture ricevute? Se usi un intermediario solo per l'invio, le passive potrebbero restare fuori.
- Documenti esteri: le integrazioni e le autofatture TD17, TD18 e TD19 passano dallo SdI e seguono la stessa regola. Conviene tenere insieme a loro le fatture estere in PDF da cui sono nati.
- Registri tenuti in digitale: la scadenza vale per tutti i documenti informatici rilevanti ai fini fiscali, registri compresi.
- Prova di ricerca: chiedi al servizio di trovarti una fattura per partita IVA e data. Se non ci riesce in pochi secondi, c'è un problema.
Dove si inserisce grepit
Su questo siamo chiari: grepit non fa la conservazione a norma. Archivia gli XML delle fatture emesse e ricevute e li rende consultabili e ricercabili, il che è comodo tutti i giorni e durante una verifica. La conservazione resta un servizio separato, e con il servizio gratuito dell'Agenzia funziona bene: le fatture che grepit trasmette e riceve passano dallo SdI e finiscono comunque nel portale Fatture e Corrispettivi.
Se ti interessa capire come grepit gestisce l'invio e la ricezione, trovi tutto nella pagina sulla fatturazione elettronica. E se stai valutando un nuovo gestionale, la conservazione è una delle domande da fare prima di firmare: ne parliamo in come scegliere un gestionale per una PMI.