Negli ultimi due anni quasi ogni software per le aziende ha aggiunto la parola AI alla sua pagina. Per chi guida una PMI la domanda giusta è un'altra: quante ore di lavoro mi toglie, e cosa succede quando sbaglia? In molti prodotti l'intelligenza artificiale è una finestra di chat appoggiata sopra il programma di sempre. Le fatture si ricopiano ancora a mano, la banca si controlla ancora riga per riga, e la chat risponde a domande generiche.
grepit è stato costruito al contrario. L'AI sta dentro il lavoro quotidiano dell'amministrazione: legge i documenti che arrivano, li collega fra loro e ti lascia l'ultima parola. Questa pagina spiega dove lavora, dove si ferma e quanto costa.
Il problema: in amministrazione il tempo se ne va in ricopiature
Prova a contare cosa succede in una settimana normale. Arrivano fatture di fornitori in PDF, qualche foto di uno scontrino, le bolle della merce, l'estratto conto della banca. Qualcuno apre ogni documento, legge importi e date, li riscrive nel gestionale o in un foglio Excel, poi cerca il bonifico giusto per segnare la fattura come pagata.
Nessuno di questi passaggi è difficile. Il problema è che sono tanti, si ripetono uguali ogni mese e lasciano spazio all'errore: un importo invertito, una fattura registrata due volte, un incasso che nessuno ha collegato e che finisce in un sollecito mandato a un cliente che aveva già pagato. Un gestionale AI serve prima di tutto a togliere di mezzo questa parte del lavoro.
Dove lavora l'AI dentro grepit
Legge i documenti che oggi ricopi a mano
Trascini in grepit fatture in PDF, foto, DDT, estratti conto, contratti o buste paga. Gli agenti di lettura estraggono importi, date, controparti e righe, e preparano le registrazioni. Per gli estratti conto in PDF grepit controlla anche che i saldi tornino, così un movimento letto male non passa inosservato.
Quello che l'AI ha letto entra come bozza da verificare, con i campi già compilati. Tu controlli e confermi: il tempo che passavi a ricopiare diventa qualche minuto di verifica.
Abbina la banca alle fatture
Quando importi l'estratto conto, grepit propone per ogni movimento la fattura a cui si riferisce, con una percentuale di confidenza e la motivazione. Un bonifico che salda due fatture, un acconto seguito dal saldo, una causale scritta male: sono i casi di tutti i giorni e il motore li gestisce.
Confermi gli abbinamenti giusti e correggi gli altri. Le conferme diventano regole, che grepit riusa sui movimenti dei mesi successivi. Da qui si aggiorna lo scadenziario, e i solleciti chiedono sempre la cifra giusta.
Mette ogni costo sul conto giusto, e impara dalle correzioni
Le fatture dei fornitori arrivano in grepit direttamente dallo SdI, una volta registrato il codice destinatario. Le righe vengono imputate su un piano dei conti standard che puoi ampliare. Quando sposti una riga su un conto diverso, grepit salva la tua scelta come regola e alla fattura successiva dello stesso fornitore la applica senza chiamare l'AI.
È un dettaglio che conta. Dopo qualche settimana gran parte dell'imputazione si fa con le tue regole, più veloce e senza chiamare l'AI, che interviene sui fornitori e sui documenti nuovi.
Risponde alle domande sui tuoi numeri
In ogni pagina c'è l'assistente. Gli scrivi in italiano: «quanto mi deve ancora Officina Sordi?», «quanto ho in cassa?», «preparami un preventivo per Rossi Srl». Risponde leggendo i dati della tua azienda, con i tuoi permessi, e porta al punto giusto dell'app. Quando la richiesta cambia qualcosa, come creare un documento o fissare un appuntamento, ti mostra una scheda «Azione da confermare» e procede solo dopo il tuo ok.
Lavora anche quando non sei collegato
Nei piani Pro, Business e Pioniere puoi creare agenti AI con istruzioni e conoscenze proprie. Un agente può leggere la casella amministrazione@ e archiviare gli allegati, rispondere ai clienti su WhatsApp, Telegram o Slack usando il tuo catalogo, oppure fare ogni mattina un controllo che nessuno si ricorda di fare. Ogni esecuzione resta registrata con l'esito e il costo.
Trova i documenti cercando quello che c'è scritto dentro
L'archivio di grepit cerca per nome, tag e contenuto dei file, anche nelle scansioni grazie all'OCR. Il contratto di cui ricordi solo il nome del fornitore o la bolla con un certo codice articolo si trovano scrivendo quella parola.
Dove l'AI si ferma
Un errore che nessuno vede costa più di dieci minuti di controllo. Per questo in grepit l'ultima parola sulle proposte dell'AI resta a te.
- Ogni proposta dice da dove viene: una tua scelta precedente, una regola imparata o una lettura dell'AI. Se la tua scelta e la proposta dell'AI non coincidono, vince la tua.
- Le operazioni con effetti fuori da grepit partono solo da un tuo comando. La trasmissione di una fattura allo SdI la confermi tu, anche quando l'ha preparata l'assistente.
- Gli agenti automatici usano solo le aree che hai scelto, con i permessi di chi li ha configurati. Non emettono fatture e non inviano campagne.
- Chi risponde ai clienti su un canale esterno legge e risponde, senza scrivere nulla nel gestionale.
Quanto costa l'AI in un gestionale
È la domanda che conviene fare a ogni fornitore, perché ogni lettura di un documento ha un costo reale. In grepit le letture AI sono comprese nei piani: il piano Free ne include alcune ogni mese, Pro (49 € al mese) e Business (149 € al mese) ne includono di più, e il Pioniere (1.799 € una tantum) include 20 letture AI e un bonus di benvenuto. Oltre la franchigia le letture si scalano dal saldo crediti. I prezzi sono IVA esclusa.
Quello che si può fare senza AI non consuma letture: gli estratti conto in Excel o CSV, per esempio, si importano gratis.
Cosa chiedere prima di scegliere un gestionale AI
Se stai confrontando più prodotti, queste cinque domande separano l'AI che lavora da quella di facciata:
- Quali documenti legge, e in che formato? PDF, foto, estratti conto, bolle: chiedi di vederlo su un tuo documento, non su un esempio preparato.
- Cosa succede quando sbaglia? La lettura finisce in una bozza da controllare o scrive direttamente nei conti?
- Impara dalle correzioni? Se ogni fattura dello stesso fornitore richiede di nuovo l'AI, paghi lo stesso lavoro tutti i mesi.
- Chi vede cosa? Permessi per persona e per sezione, anche per gli agenti automatici.
- Quanto costa ogni lettura? Un prezzo chiaro per documento evita sorprese a fine mese.
Ne parliamo più a lungo nella guida su come scegliere un gestionale per PMI.
Quello che grepit oggi non fa
Preferiamo dirlo qui, prima che tu lo scopra dopo:
- Non tiene la contabilità in partita doppia e non produce il libro giornale. Il bilancio è una bozza gestionale secondo gli schemi del codice civile, utile per decidere e per preparare il lavoro del commercialista.
- Non trasmette F24 né dichiarazioni: calcola l'IVA del periodo e ti ricorda le scadenze.
- Gli agenti non rispondono al telefono.
- Il collegamento diretto con la banca è in arrivo: oggi gli estratti si importano da file.
Provalo sulla demo, con dati già caricati
Ti registri con l'email ed entri nella demo guidata, un'azienda di prova con mesi di fatture, movimenti bancari, articoli e preventivi. Puoi guardare gli abbinamenti proposti sulla banca, fare una domanda all'assistente e vedere come cambiano scadenziario e dashboard, senza toccare dati veri.
Quando vuoi lavorare sulla tua azienda la crei dalla partita IVA, poi scegli se attivare il Pioniere, con pagamento unico e tutti i moduli a vita, o prenotare una call in cui lo configuriamo insieme. Se ti interessa il quadro completo delle funzioni, trovi tutto nella pagina sul gestionale per PMI e in quella sulla fatturazione elettronica.